As empresas geralmente escolhem usar serviços de transcrição para preparar transcrições escritas de reuniões importantes. Existem vários fatores que podem afetar o custo do uso desse tipo de serviço, incluindo a duração da reunião, o formato necessário para a transcrição e o período em que a transcrição deve ser finalizada e enviada. Como o preço da transcrição varia um pouco de um provedor para outro, geralmente é um bom ideal obter cotações de vários serviços diferentes e comparar o leque de opções e as condições de pagamento antes de escolher um único fornecedor.
Uma das primeiras considerações sobre o preço da transcrição é a duração da própria reunião. Existem várias estruturas de taxas em uso para esses tipos de serviços. Alguns provedores usam um formato que exige uma taxa fixa por minuto com base na duração real da reunião, enquanto outros podem cobrar uma taxa fixa pelos primeiros 30 minutos a uma hora e depois aplicar uma estrutura de taxa diferente pelo tempo restante. Isso significa que os clientes devem dedicar um tempo para calcular o custo aproximado com base na duração da própria reunião, usando qualquer fórmula fornecida pelo transcriptionist.
Outra consideração importante com o preço da transcrição é o formato em que a transcrição será entregue. Hoje, não é incomum que uma cópia eletrônica seja preparada, usando uma das várias opções diferentes em termos de formato de processamento de texto. O documento pode ser facilmente enviado ao cliente por email ou pode ser carregado em um site seguro, onde o cliente pode recuperar a transcrição com facilidade. Poderão ser aplicadas taxas adicionais se o cliente exigir que a transcrição completa seja carregada em um CD-R e que uma ou mais cópias sejam enviadas por correio para vários contatos dentro da organização do cliente. Normalmente, há taxas associadas à preparação, remessa e manuseio para cada um dos CDRs produzidos para essa finalidade.
Outros problemas também podem ter impacto no preço da transcrição. Solicitar um processamento prioritário da transcrição, no qual um cliente deseja que a transcrição seja concluída e devolvida em um curto período de tempo, provavelmente invocará uma taxa adicional de algum tipo. Dificuldades incomuns que dificultam o processo de transcrição, como uma gravação de áudio de baixa qualidade da reunião, também podem significar a avaliação de taxas adicionais. A maioria dos provedores de serviços incluirá uma lista de preços adicionais de transcrição para vários serviços e solicitações que não estão incluídas no preço básico do trabalho. A revisão desses custos adicionais e a concessão de alguns subsídios para esses custos adicionais facilitarão muito a comparação do custo geral do uso de vários serviços e permitirão ao cliente escolher o que é o mais econômico.
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