O excedente de custo refere-se a uma situação em que um projeto incorre em despesas que excedem os custos esperados descritos no orçamento para o projeto. Quando ocorre um estouro de custos, isso significa que a equipe que trabalha em um projeto gastou todo o dinheiro orçado para o projeto. Um projeto que atingiu o custo excedente requer dinheiro além do orçamento original para concluir o trabalho. Os aumentos de custos podem acontecer por vários motivos, mas geralmente são evitáveis com um planejamento cuidadoso do orçamento e do planejamento de despesas do projeto.
Quando um projeto ultrapassa o orçamento, pode custar à organização mais do que dinheiro extra. Os custos excessivos em um projeto podem causar atrasos enquanto o gerente do projeto encontra mais dinheiro para o projeto. Na pior das hipóteses, um estouro de custos pode interromper totalmente um projeto se não houver dinheiro disponível para compensar a diferença e financiar a conclusão do projeto.
Os motivos para um estouro de custos podem incluir má organização, falta de informações ou demandas do cliente além do que foi planejado para um projeto. A má organização pode resultar de um planejamento de projeto insatisfatório ou da falta de experiência no planejamento do tipo de projeto em questão. A falta de informações precisas sobre o projeto também pode influenciar a exatidão das projeções orçamentárias. Se um gerente de projeto não tiver as informações de que precisa para planejar um projeto, o orçamento pode ser determinado a partir de números incorretos derivados de informações incorretas. Informações não confiáveis podem causar custos extras que tornam o orçamento insuficiente para a conclusão de um projeto.
Freqüentemente, pode ocorrer um estouro de custos quando um cliente solicita um trabalho que não foi planejado originalmente em um projeto. Um bom exemplo disso pode ser o proprietário de uma casa que faz várias solicitações extras a um empreiteiro sem ajustar o orçamento do projeto de construção. Como materiais e mão de obra extras custam dinheiro, qualquer solicitação extra adiciona custos adicionais às despesas de um projeto. Esses custos extras podem fazer com que um contratante ultrapasse o orçamento se os custos de solicitações adicionais não forem adicionados ao orçamento projetado original.
Às vezes, estouros de custo acontecem por acaso. Tráfego, acidentes e desastres naturais podem criar danos e atrasos que aumentam o custo de um projeto orçado. A melhor maneira de evitar atrasos no trabalho como resultado do estouro do orçamento é reservar fundos de emergência para um projeto no caso de obstáculos inesperados fazerem com que o projeto exceda seu orçamento.
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