Freqüentemente, quando um documento é oferecido a alguém, a pessoa que oferece o documento precisa manter um registro da troca ou garantir uma prova de que o documento foi entregue ao destinatário. Por esses motivos, além de outros, um recibo de documento geralmente é criado e precisa ser assinado pelo destinatário. Embora não exista um formulário padrão para o recebimento de um documento, a maioria inclui o nome do documento, a data e a hora oferecidas ao destinatário e a assinatura da pessoa que aceitou o recebimento do documento.
Embora existam outros métodos para garantir ou provar que um documento foi recebido, como enviar o documento por correio certificado ou registrado, em alguns casos, esses métodos não são práticos ou preferenciais. Na ausência de um cartão ou recibo formal de assinatura, como o recibo de devolução de uma carta ou pacote certificado, um recibo de documento pode ser usado. Por exemplo, se um serviço de correio particular for usado ou um documento for entregue em mão, pode não haver prova de entrega sem um recibo do documento.
O uso de um recibo de documento é mais frequentemente usado para documentos legais; no entanto, um recibo de documento pode ser usado para qualquer tipo de documento. No campo jurídico, uma alteração de última hora em um documento pode precisar ser entregue a um cliente ou uma moção de emergência registrada em um tribunal sem o luxo de esperar por um serviço de correio tradicional. Muitas vezes, mesmo o correio noturno não leva o documento ao seu destino a tempo. Consequentemente, um serviço de correio privado pode ser usado ou o documento entregue pessoalmente. Um registro da entrega pode ser necessário no caso de uma disputa sobre o recebimento em uma data posterior.
O setor imobiliário é outra área em que um recebimento de documento pode ser usado com frequência. As ofertas de compra geralmente são sensíveis ao tempo. Embora uma oferta possa ser enviada por fax para um vendedor, se a oferta for aceita, as partes normalmente desejam uma cópia assinada original o mais rápido possível, o que exige a necessidade de usar um método de entrega acelerado, como um serviço de correio privado . A prova de recebimento é então realizada usando um recibo de documento.
Um recebimento de documento pode ser elaborado ou tão simples quanto a parte que o desejar. Como regra, ele conterá o nome e uma breve descrição do documento que está sendo entregue, o número de páginas, a data e a hora, e terá um espaço para o nome e a assinatura da pessoa que aceita o recebimento do documento. O recebimento não serve apenas como um registro para a pessoa que licitou o documento, mas também pode ser necessário no caso de haver uma disputa ou litígio no futuro em torno de quando, ou mesmo se, o documento foi recebido.
Inteligente de ativos.