Empresas e outras organizações, assim como indivíduos que lidam com muita informação, precisam de sistemas de gerenciamento de documentos para arquivar, proteger, recuperar e compartilhar essas informações. O gerenciamento de documentos é um sistema organizado que processa, armazena e recupera metodicamente documentos e dados dentro deles. Para cópias impressas ou documentos em papel, o processo pode ser simplesmente chamado de sistema de arquivamento.
O gerenciamento de documentos é uma versão mais contemporânea, que geralmente envolve produção, armazenamento e recuperação eletrônica de documentos e outros arquivos, fornecendo acesso seguro a quem tem autorização. Além de documentos típicos, como arquivos de texto ou cópias digitalizadas de documentos em papel, o gerenciamento de documentos também pode incluir arquivos de áudio e vídeo, e-mails, faxes, relatórios, fotos, fontes, gráficos e outras imagens.
O software de gerenciamento de documentos foi criado no esforço de introduzir escritórios “sem papel”. Ao perceber que era impossível aperfeiçoar esse modelo de negócios, novos modelos começaram a integrar o gerenciamento de documentos em papel e eletrônicos. Como as organizações apresentam diversas necessidades, os sistemas de gerenciamento de documentos são projetados especificamente para abordar aspectos específicos da classificação e gerenciamento de informações.
Um exemplo é o setor bancário. Atualmente, em vez de enviar cheques cancelados junto com extratos bancários, os bancos fazem cópias digitais em miniatura dos cheques e os imprimem conforme necessário. O banco também mantém uma cópia para seus registros. As verificações reais podem ser destruídas ou mantidas em um local seguro para backup em caso de mau funcionamento do computador ou dados corrompidos.
Outro bom exemplo são as agências de publicidade. Em vez de usar o espaço premium para prender storyboards e materiais de apresentação, esses itens podem ser transformados em dados digitais. Uma campanha publicitária inteira pode ser transformada em alguns arquivos ou pastas armazenados no computador, que podem ser acessados, distribuídos ou impressos posteriormente, conforme necessário.
O gerenciamento de documentos pode otimizar efetivamente qualquer ambiente de escritório. Ao classificar e armazenar convenientemente as informações e torná-las facilmente acessíveis, esse processo ajuda os funcionários a trabalhar com mais eficiência. O gerenciamento de documentos economiza não apenas espaço e tempo, mas também dinheiro. Por ser muito mais eficiente do que os sistemas de arquivamento típicos, também pode reduzir o estresse no local de trabalho.
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