Empresas e outras organiza??es, assim como indiv?duos que lidam com muita informa??o, precisam de sistemas de gerenciamento de documentos para arquivar, proteger, recuperar e compartilhar essas informa??es. O gerenciamento de documentos ? um sistema organizado que processa, armazena e recupera metodicamente documentos e dados dentro deles. Para c?pias impressas ou documentos em papel, o processo pode ser simplesmente chamado de sistema de arquivamento.
O gerenciamento de documentos ? uma vers?o mais contempor?nea, que geralmente envolve produ??o, armazenamento e recupera??o eletr?nica de documentos e outros arquivos, fornecendo acesso seguro a quem tem autoriza??o. Al?m de documentos t?picos, como arquivos de texto ou c?pias digitalizadas de documentos em papel, o gerenciamento de documentos tamb?m pode incluir arquivos de ?udio e v?deo, e-mails, faxes, relat?rios, fotos, fontes, gr?ficos e outras imagens.
O software de gerenciamento de documentos foi criado no esfor?o de introduzir escrit?rios “sem papel”. Ao perceber que era imposs?vel aperfei?oar esse modelo de neg?cios, novos modelos come?aram a integrar o gerenciamento de documentos em papel e eletr?nicos. Como as organiza??es apresentam diversas necessidades, os sistemas de gerenciamento de documentos s?o projetados especificamente para abordar aspectos espec?ficos da classifica??o e gerenciamento de informa??es.
Um exemplo ? o setor banc?rio. Atualmente, em vez de enviar cheques cancelados junto com extratos banc?rios, os bancos fazem c?pias digitais em miniatura dos cheques e os imprimem conforme necess?rio. O banco tamb?m mant?m uma c?pia para seus registros. As verifica??es reais podem ser destru?das ou mantidas em um local seguro para backup em caso de mau funcionamento do computador ou dados corrompidos.
Outro bom exemplo s?o as ag?ncias de publicidade. Em vez de usar o espa?o premium para prender storyboards e materiais de apresenta??o, esses itens podem ser transformados em dados digitais. Uma campanha publicit?ria inteira pode ser transformada em alguns arquivos ou pastas armazenados no computador, que podem ser acessados, distribu?dos ou impressos posteriormente, conforme necess?rio.
O gerenciamento de documentos pode otimizar efetivamente qualquer ambiente de escrit?rio. Ao classificar e armazenar convenientemente as informa??es e torn?-las facilmente acess?veis, esse processo ajuda os funcion?rios a trabalhar com mais efici?ncia. O gerenciamento de documentos economiza n?o apenas espa?o e tempo, mas tamb?m dinheiro. Por ser muito mais eficiente do que os sistemas de arquivamento t?picos, tamb?m pode reduzir o estresse no local de trabalho.
Inteligente de ativos.