Um registrador é um funcionário do escritório que trabalha, organiza e armazena informações como relatórios, arquivos, atas de reuniões, livros contábeis e correspondências diversas. Ele ou ela é responsável por manter os registros em ordem e também facilmente acessíveis a outros trabalhadores ou a terceiros, como advogados que possam precisar das informações. Os livros, arquivos e recibos financeiros de uma empresa devem ser mantidos em ordem por um guarda-registros para fins fiscais.
Os registros fiscais devem ser mantidos e atualizados constantemente de maneira completa, incluindo detalhamento de despesas. Registros financeiros, como recibos, são necessários para provar as informações nas declarações de impostos da empresa. O gerenciamento de registros financeiros dos negócios é dividido nas principais categorias de recebíveis e pagáveis. Contas a receber é o pagamento feito pelos clientes, enquanto transações a pagar são equipamentos e outros itens que a empresa compra.
Um registrador deve manter uma lista de clientes que estão atrasados em seus pagamentos, porque isso representa um déficit ou redução no que a empresa deveria ter recebido pelos pagamentos de acordo com seu faturamento. As faturas são emitidas no momento em que um cliente recebe um bem ou serviço e são numeradas em ordem consecutiva. Os clientes à vista pagam as faturas imediatamente, enquanto aqueles com contas de crédito pagam o total da conta todos os meses ou outro horário acordado. Os gravadores devem ter certeza de que todas as faturas são contabilizadas; quaisquer pedidos de clientes cancelados são marcados como “nulos”, enquanto os extratos são emitidos para clientes de crédito. As declarações são documentos enviados regularmente a clientes de crédito que incluem os valores que eles têm ou não pagaram para faturas em suas contas de crédito.
Os gravadores categorizam dinheiro, vendas, folha de pagamento e compras da empresa em informações fáceis de localizar que se encaixam em um sistema geral, como software de contabilidade computadorizado. Em sistemas contábeis computadorizados, os registradores podem ser responsáveis por baixar as informações bancárias da empresa em programas de software. Fazer backup de arquivos em caso de incêndio no escritório ou outra emergência é outra responsabilidade comum. Em alguns casos, um detentor de registros ainda pode precisar registrar alguns recibos e itens em um livro de contabilidade. Os gravadores costumam se encarregar de pequenos recursos e acompanhar as compras de material de escritório.
Um eficiente registrador de registros organiza e arquiva itens diariamente, em vez de deixar acumular recibos e informações. Essa manutenção diária de registros é uma parte principal desse tipo de trabalho do trabalhador de escritório, mas outro trabalho administrativo pode ser atribuído. Os gravadores costumam ter minutos nas reuniões, antes de distribuir e depois armazenar as informações.