A maioria das empresas deve lidar com o fluxo de caixa e, para acompanhar o fluxo de faturamento e receita, as faturas podem ser usadas. Uma fatura é uma fatura detalhando serviços prestados ou produtos adquiridos e seu custo total. Eles podem vir de fornecedores externos da empresa ou podem ser emitidos da empresa para outras empresas ou clientes. Um livro de faturas é uma maneira de manter todas essas faturas organizadas e armazenadas. Há muitas razões pelas quais uma empresa pode manter faturas, inclusive para fins fiscais, análise de fluxo de caixa e manutenção de registros.
Existem muitos benefícios em manter um livro de faturas. Nos EUA e em algumas outras regiões, algumas empresas podem deduzir muitas de suas compras ao longo do ano ao registrar impostos. Quando isso é feito, há uma chance das empresas terem de provar que essas compras foram feitas e que uma certa quantia foi paga. Outro bom momento para organizar os registros de faturas em um livro de faturas é ao analisar o fluxo de caixa. A maioria das empresas examinará o fluxo de caixa uma vez a cada trimestre, e as faturas podem demonstrar para onde o dinheiro está indo e vindo.
A manutenção geral de registros é o motivo mais comum para manter um livro de faturas. Às vezes, pode ser necessário mostrar a um fornecedor o que foi pago ou mostrar a um cliente o que não foi pago. Esses livros podem ser organizados de qualquer maneira que atenda às necessidades da empresa. Quando houver necessidade, ter as faturas em um local conveniente pode ajudar a evitar confusões ou disputas.
Muitas empresas usam software de fatura eletrônica. Isso pode funcionar de várias maneiras e, novamente, permite que a empresa organize e contenha as faturas da maneira que melhor se adequar a elas. Manter registros eletronicamente pode economizar tempo e espaço, e normalmente existem muitos tipos de software disponíveis em diversas faixas de preço.
Outras empresas ainda utilizam faturas em papel e eletrônicas. Um livro de faturas pode conter o papel, também chamado de faturas físicas. Os livros eletrônicos podem ter cópias digitalizadas dessas faturas ou podem simplesmente ter os dados deles inseridos e organizados para pesquisa rápida. Há benefícios para ambos e, no entanto, uma empresa escolhe armazenar suas faturas é inteiramente de acordo com suas necessidades.
Algumas empresas podem usar muitas faturas diariamente. Muitas vezes, essas faturas são menores e mais podem ser alinhadas no livro de faturas. Geralmente, é recomendável que uma empresa salve faturas entre três e sete anos. Isso pode criar várias pilhas de livros, que podem ser mantidos em uma sala ou prédio de registros totalmente separado.
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