Cópias conformes são cópias exatas de um documento preparado quando não é possível simplesmente duplicar uma cópia do documento original. Essencialmente, isso faz da cópia conformada uma recriação do original. Para ser esse tipo de cópia, o documento deve incluir todos os elementos do original, sem alterações na redação ou na estrutura, independentemente de quão pequenas ou insignificantes as alterações possam parecer.
Uma cópia conformada pode ser usada em várias instâncias. Os sistemas judiciais permitem o uso de tais documentos e costumam ser usados para fins de depósito. Nesse caso, a cópia é digitada e construída exatamente como o original. Além disso, quaisquer anotações manuscritas nas margens também serão incluídas no documento. Um funcionário do tribunal comparará a cópia com o original para garantir que todos os aspectos dos dois documentos sejam iguais, incluindo quaisquer datas. Se a assinatura de um juiz aparecer no original, o juiz também poderá assinar a cópia conforme ou o nome do juiz poderá ser digitado e datado nos campos apropriados. Quando a comparação é concluída e o funcionário determina que os documentos são espelhos um do outro, a cópia é carimbada e é atribuída uma data de arquivamento.
As empresas também fazem uso desse formato. Geralmente, esse é o caso quando vários departamentos precisam acessar contratos e outros documentos importantes. Os documentos originais assinados geralmente são mantidos em um local seguro, enquanto uma cópia ou cópias conformes são disponibilizadas para uso geral entre os diferentes departamentos da organização. Essa abordagem garante que haja sempre uma cópia do documento original assinado à mão, mas permite acesso amplo aos termos e condições de um determinado documento para aqueles que precisam dessas informações para ajudar os clientes ou executar suas tarefas relacionadas ao trabalho.
O mesmo indivíduo que atuou como signatário no documento original pode assinar uma cópia conforme. Se isso não for possível ou prático, o nome do indivíduo pode ser inserido no campo de assinatura. Da mesma maneira, é possível certificar ou notarizar uma cópia conformada. No entanto, essa ação geralmente é considerada desnecessária.
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