Contas a receber é um conceito em que uma empresa faz empréstimos de curto prazo aos seus clientes. Por exemplo, uma empresa vende bens ou serviços a crédito, forçando o departamento de contas a receber a manter registros de quem deve dinheiro à empresa e quando os clientes devem pagar as contas. Outras tarefas também podem existir neste departamento, como reconciliar contas de clientes, equilibrar contas a receber de contas-pai e criar relatórios de vencimento para determinar quais clientes estão muito atrasados em fazer pagamentos em contas abertas. As empresas menores podem não ter um departamento real para contas a receber; em vez disso, um único indivíduo cuida dessas tarefas. Este departamento está entre os mais importantes em escritórios de contabilidade, pois controlam parcialmente o fluxo de caixa da empresa.
Oferecer contas de crédito de curto prazo aos clientes é uma maneira de uma empresa induzir mais vendas para aqueles que não têm caixa disponível. Uma empresa pode usar seu departamento de contas a receber para realizar pequenas verificações de crédito em clientes que buscam contas comerciais. Isso pode envolver a verificação de registros com outros fornecedores que ofereceram contas de crédito comercial a clientes em potencial. Este registro histórico pode indicar quão bem o cliente potencial pagará suas contas. O departamento de contas a receber não pode tomar a decisão final sobre as contas de crédito, cabendo esta responsabilidade ao controlador.
O trabalho diário em um departamento de contas a receber é tipicamente repetitivo, assim como muitas atividades diferentes em um departamento de contabilidade. Os contadores examinam a correspondência todos os dias e procuram os pagamentos dos clientes. Se houver, os contadores carimbam a data de recebimento no pagamento e puxam a conta do cliente para o razão geral da empresa. Uma breve reconciliação pode ser necessária para determinar quais faturas em aberto o cheque cobre em termos de pagamento. Se o cliente está pagando um extrato enviado pela empresa, esse processo de conciliação pode ser mais fácil, pois parte do trabalho já está concluído.
Uma vez que os contadores recebem o dinheiro dos clientes, reconciliam as contas a receber e efetuam os pagamentos, uma reconciliação maior pode ser necessária. Isso pode começar com a criação de um relatório de vencimento para determinar quais clientes ainda devem dinheiro e a idade das contas abertas. Avisos podem ser enviados a clientes extremamente atrasados, solicitando o pagamento imediatamente para encerrar as contas a receber em aberto. O departamento de contas a receber normalmente é responsável por concluir essa atividade em uma base mensal. A reconciliação da conta de contas a receber pai com o relatório de vencimento também pode ser um projeto mensal.
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