Um planejador de convenções é alguém especializado em planejar e organizar convenções, desde reuniões de médicos a convenções de histórias em quadrinhos. Os planejadores de convenções podem trabalhar em sites populares de convenções, oferecendo assistência às pessoas que os reservam com o objetivo de realizar convenções. Eles também podem trabalhar para empresas privadas, e alguns planejadores de convenções se especializam em tipos específicos de convenções, tornando-se a pessoa ideal para pessoas que desejam que as convenções funcionem sem problemas e atraiam os participantes.
Organizar uma convenção requer muito esforço. Além de proteger um local onde a convenção será realizada, o planejador da convenção também se encarrega de obter um seguro de responsabilidade civil, uma força de trabalho para a convenção e quaisquer objetos e suporte especiais necessários aos participantes da convenção. Os planejadores de convenções também podem reservar suítes de quartos em hotéis locais, coordenar o transporte de e para os principais aeroportos e providenciar acomodações para palestrantes e homenageados na convenção. Os serviços de planejamento também incluem a organização de refeições, a obtenção de permissões, se necessário, para a convenção, a organização da segurança e o atendimento de serviços especiais, como uma creche para os participantes da convenção.
Além de lidar com as porcas e os parafusos físicos da convenção, o planejador da convenção também lida com material impresso para a convenção, desde sinais para direcionar as pessoas ao redor da instalação até programas da convenção distribuídos para as pessoas que participam da convenção. O planejador da convenção organiza e publica uma programação, oradores de livros e convidados do painel e aceita reservas de pessoas que planejam participar da convenção. Sistemas de reserva, incluindo sistemas de rastreamento de pagamentos e sistemas para gerar crachás. O planejador da convenção também reúne sacolas de brindes e outros materiais para as pessoas que participam da convenção.
A organização da convenção também geralmente inclui marketing e outras comunicações, que incluem correspondências, sites, listas de e-mail e a organização de quadros de avisos para os participantes que desejam se conectar antes da convenção. O planejador da convenção também coordena o recebimento dos objetos enviados para a convenção, como estandes e bancas para uma área de vendas, livros de autores falando na convenção e assim por diante. Organizar o espaço da convenção também é uma parte crítica do trabalho, com os planejadores da convenção designando espaço para exibição, determinando quais painéis e eventos devem ir aonde e garantindo que os participantes sigam para onde precisam ir.
Um planejador de convenção geralmente é assistido por uma equipe na qual várias tarefas podem ser delegadas, e os funcionários estão presentes o tempo todo durante a convenção para lidar com os problemas à medida que surgem. Esse tipo de trabalho exige excelentes habilidades de organização e de pessoas, e a capacidade de conciliar muitas tarefas diferentes ao mesmo tempo. Em um determinado dia, um planejador de convenções pode lidar com um orador que fica ofendido com acomodações em hotéis, a polícia local preocupada com problemas de estacionamento, fornecedores que desejam trocar de lugar no andar da convenção e uma grande variedade de outros problemas.