Um planejador de reuniões lida com todos os detalhes antes e durante as reuniões ou convenções de negócios. Os planejadores de reuniões decidem os locais das reuniões e fazem todas as reservas. Eles reservam não apenas o espaço para reuniões, mas fazem arranjos para palestrantes e fornecedores. Os planejadores devem garantir que todo o equipamento audiovisual e de computador necessário esteja no local da reunião a tempo e funcionando adequadamente. Um planejador de reunião participa da reunião para cumprimentar os participantes e lidar com quaisquer problemas, além de distribuir e coletar cartões de comentários dos participantes.
O acompanhamento dos resultados das reuniões é uma parte importante de ser um planejador de reuniões e muitos planejadores distribuem cartões de comentários aos participantes. Bons planejadores estão sempre tentando melhorar suas habilidades. Os comentários dos participantes da reunião podem ajudar o planejador a encontrar problemas que ele ou ela não notou, para que os mesmos erros não sejam repetidos em reuniões futuras.
O objetivo da reunião deve ser lembrado por um planejador, pois ele faz todas as providências para o evento. Por exemplo, se uma reunião corporativa estivesse sendo realizada com o objetivo principal de apresentar um novo produto da empresa aos gerentes seniores, o planejador tentaria encontrar palestrantes que tivessem mais conhecimento sobre o item. Dependendo do produto, ele também pode providenciar para que os produtos sejam distribuídos por um assistente no momento apropriado durante a reunião. No evento, um planejador de reunião pode apresentar palestrantes em uma plataforma ou palco.
Os planejadores de reuniões devem tomar todas as providências para os eventos dentro do orçamento que lhes é atribuído. Para evitar o cancelamento ou outras taxas, o planejador de reuniões deve ser adepto de permitir a quantidade adequada de tempo para reservar espaço e serviços. Ele ou ela também deve entender os contratos e como escolher a melhor proposta dentre as propostas apresentadas por várias empresas diferentes. Os planejadores de reuniões geralmente precisam ter pelo menos um diploma de bacharel.
O registro dos participantes é cuidadosamente tratado por um planejador de reuniões. Os planejadores de reuniões devem informar os participantes sobre os horários das reuniões, bem como providenciar acomodação e transporte para os funcionários que participam de reuniões fora da cidade. Os planejadores também devem garantir que itens informativos, como folhetos de feiras, sejam impressos e entregues corretamente no prazo.
Viajar é uma grande parte das carreiras de muitos planejadores de reuniões. A maioria dos planejadores fica em bons hotéis, pois os seminários corporativos costumam ser realizados em ambientes atraentes. No entanto, os planejadores devem monitorar os detalhes da configuração, bem como os eventos planejados durante a reunião, e geralmente é necessário iniciar o trabalho pela manhã. Um planejador de reuniões sempre deve se lembrar mesmo das menores coisas, como garantir que as etiquetas de nome cheguem a tempo e sejam precisas.