Uma recepcionista da recepção recebe os visitantes quando eles chegam a uma empresa e é frequentemente a primeira voz que as pessoas ouvem quando ligam para a empresa. Ele ou ela normalmente também executa várias tarefas administrativas, incluindo a distribuição de correio e arquivamento. Dependendo do local de trabalho, uma pessoa nessa posição pode se especializar em faturamento, fazer reservas ou ajudar na segurança. Ele ou ela pode trabalhar em qualquer lugar que tenha uma área acolhedora, de uma fábrica a um hotel.
Deveres
Os principais deveres de um recepcionista da recepção são fazer com que as pessoas se sintam bem-vindas, responder a perguntas e encaminhá-las para outras partes do edifício. Além disso, a maioria trabalha no escritório. Eles lidam com correspondência escrita, agendam compromissos, enviam e encaminham e-mails, compilam relatórios e mantêm o escritório funcionando sem problemas. Preparar cartas e encomendas para remessa é uma tarefa regular, assim como desenvolver boas relações com os serviços de remessa e correio.
Recepcionistas da recepção que estão no cargo há um tempo podem ter funções adicionais, como contabilidade leve e pesquisa de fornecedores em potencial. Isso é particularmente comum em empresas que não têm outra equipe administrativa, como uma secretária. Ele também pode gerar relatórios e planilhas e ajudar a organizar reuniões. Algumas empresas também fazem com que as recepcionistas mantenham arquivos com outros funcionários, incluindo informações sobre suas avaliações de presença e desempenho.
Especializações
As recepcionistas da recepção às vezes têm especializações com base no local de trabalho. Por exemplo, alguém que trabalha em um escritório de advocacia pode ter que ter um entendimento básico do tipo de lei em que sua empresa é especializada, enquanto alguém que trabalha em um escritório médico pode precisar fazer faturamento médico e entender o básico de seguro de saúde. Da mesma forma, a recepcionista da recepção de um hotel precisa receber reservas e direcionar pessoas para empresas e pontos de referência locais. Quem trabalha em locais que produzem produtos tangíveis ou exibições domésticas, como uma fábrica ou museu, também pode levar os visitantes a passeios. Alguns lugares também podem ter pessoas nessa posição que ajudam na segurança, entrando e saindo de visitantes ou solicitando sua identificação.
Requisitos pessoais e educacionais
Um recepcionista da recepção precisa ser altamente organizado, amigável e envolvente. Ele ou ela deve ser capaz de realizar várias tarefas muito bem e priorizar projetos quando necessário. A diferença entre uma boa e uma grande recepcionista geralmente se resume a boas habilidades para resolver problemas e à capacidade de interagir com uma grande variedade de pessoas.
Qualquer pessoa nesta posição precisa trabalhar bem com computadores e sistemas de telecomunicações. Ele ou ela precisa entrar em contato regularmente com funcionários, clientes e fornecedores e precisa poder ligar, enviar e-mail e enviar mensagens de texto com eficiência, conforme necessário. Embora nem sempre seja necessário, a videoconferência na Web e o treinamento de Voz sobre IP (VoIP) são uma vantagem.
Não há requisitos educacionais formais para se tornar um recepcionista da recepção. Algumas empresas pegam pessoas que possuem apenas um diploma do ensino médio e as treinam no trabalho. Ter pelo menos um diploma de associado pode aumentar muito a chance de uma pessoa conseguir esse tipo de emprego, e alguns lugares exigem graus mais avançados.