Os serviços de impressão gerenciada referem-se à terceirização da impressão de documentos ou à terceirização de máquinas de impressão de documentos. Isso pode ser organizado de várias maneiras, incluindo impressão externa, uma área centralizada de impressão no local, várias áreas descentralizadas no local ou uma combinação das duas últimas. Os benefícios dos serviços de impressão gerenciados incluem a redução da mão-de-obra dos funcionários e custos reduzidos.
Quando a maioria das pessoas pensa em serviços de impressão gerenciados, as máquinas que vêm à mente primeiro são copiadoras e impressoras, porque essas são as ferramentas mais usadas para produzir documentos impressos. Dependendo do tamanho da organização, pode ser necessária uma impressora ou várias e essas unidades para imprimir em cores ou preto e branco. O mesmo vale para copiadoras. Em alguns casos, máquinas de dupla finalidade, ou até máquinas de múltiplas finalidades que incorporam opções como digitalização ou fax, podem ser a melhor escolha para uma empresa.
A compra dessas máquinas pode ser extremamente cara. Algumas empresas acham mais econômico alugar as máquinas de impressão de que precisam. Várias empresas oferecem esse tipo de serviço a taxas variadas.
Se a empresa possui ou aluga máquinas, copiadoras e impressoras ainda precisarão de serviços regulares para mantê-las em funcionamento e também poderão precisar de serviços de emergência para falhas ou incidentes específicos. Muitas das mesmas empresas que oferecem acordos de arrendamento também oferecem esses tipos de serviços, com base em um contrato anual ou plurianual. Esses contratos podem incluir o fornecimento de um número definido de cartuchos de toner por período e provavelmente incluirão um número definido de chamadas de incidentes, bem como compromissos de serviço agendados regularmente.
A utilização de tais serviços serve a vários propósitos. Os custos de serviço sob um contrato geralmente são significativamente reduzidos das tarifas cobradas por uma única chamada fora de um contrato. A maioria dos contratos de serviços de impressão gerenciados especifica uma janela dentro da qual a resposta do serviço deve ser feita. Isso ajuda a reduzir o tempo de inatividade do equipamento. Ter uma empresa de serviços de plantão também evita que os funcionários não familiarizados com o equipamento precisem tentar recuperá-lo.
Em empresas maiores, serviços de impressão gerenciados podem significar uma área de impressão central dentro ou fora do local. Isso pode incluir várias copiadoras ou impressoras operadas por uma equipe dedicada. Esses centros também podem oferecer serviços adicionais, como impressão em grande formato, encadernação e corte. Na maioria das vezes, esse tipo de centro é destinado a trabalhos maiores e é executado em conjunto com várias impressoras ou copiadoras disponíveis em todo o edifício para trabalhos pequenos.
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