“Termos de referência” refere-se à coleção de conceitos fundamentais que ajudam a definir o motivo da implementação de algum tipo de projeto ou programa. Normalmente, os termos abrangerão todos os aspectos fundamentais relacionados ao projeto, incluindo o histórico e o histórico que levaram à criação do projeto, definindo seus objetivos e, em alguns casos, descrevendo como o objetivo final do projeto será alcançado. Nesse sentido, os termos de referência fornecem um modelo para o projeto que fornece ao esforço alguma substância e forma, embora normalmente exista uma expectativa de que o projeto sofra algum crescimento e mudança ao longo do caminho.
Os elementos exatos que são identificados como termos de referência variam um pouco de um projeto para outro. Como um projeto pode ser um esforço contínuo ou algo relativamente curto, o escopo das atividades cobertas por esses termos também varia. Se o projeto consiste em algo que requer não mais do que algumas reuniões do comitê ou envolve a formação de uma força-tarefa que funciona por vários anos, há alguns elementos básicos que provavelmente serão incluídos.
Na base dos termos de referência está a definição de por que o projeto é implementado em primeiro lugar. Isso geralmente significa articular o histórico e o histórico que levaram à decisão de formar o comitê ou a força-tarefa. Além de criar essa base, os termos de referência também incluirão o desenvolvimento de metas e objetivos específicos que o comitê procurará alcançar como parte de seu trabalho. No âmbito da definição desses objetivos, geralmente há a criação de declarações de visão e missão que ajudam a fornecer algum grau de foco e forma ao trabalho contínuo dos membros do comitê.
Os termos de referência também abordarão outros fatores essenciais para o sucesso do projeto. Isso inclui identificar quem estará envolvido no próprio projeto, tanto em termos de participação ativa no comitê quanto quem oferecerá apoio a esse comitê. Identificar os recursos necessários para alcançar as metas também é um componente essencial dos termos de referência. Isso inclui recursos como finanças, mão de obra e até materiais necessários para atingir os objetivos desejados.
Um componente final dos termos de referência diz respeito ao estabelecimento de um cronograma para a conclusão de tarefas essenciais relacionadas ao projeto. A idéia é criar um meio de medir o avanço do projeto por meio dos esforços dos membros do comitê. Quando considerados em conjunto, os termos de referência ajudam a responder às perguntas sobre por que o projeto está ocorrendo, o que ele espera alcançar, como as metas serão alcançadas e mesmo quando tarefas específicas relevantes para esse sucesso final serão concluídas.
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