Entre as funções pelas quais um desenvolvedor do Access é geralmente responsável estão a criação e manutenção de bancos de dados do Access, a criação de consultas, a geração de relatórios e o backup e a solução de problemas técnicos. Algumas tarefas de desenvolvedor do Access são classificadas como “junior” ou “senior” porque alguns desenvolvedores seniores supervisionam o trabalho de desenvolvedores juniores e atuam como especialistas em banco de dados, responsáveis pelo design lógico dos bancos de dados antes mesmo de serem criados no sistema de gerenciamento. O design adequado garante integridade, o que evita problemas com o gerenciamento de dados, especialmente à medida que o banco de dados cresce, e com a geração de relatórios precisos.
Um desenvolvedor do Access, para criar um banco de dados, configura tabelas e cria os índices necessários. Ele também cria formulários de entrada de dados por meio dos quais as informações são realmente inseridas nas tabelas de destino, preenchendo-as. Esses formulários são com os quais os operadores de entrada de dados trabalham para inserir com rapidez e segurança o que às vezes são enormes quantidades de informação. O trabalho de manutenção pelo qual um desenvolvedor do Access pode ser responsável inclui itens como modificar tabelas pela modificação das colunas das tabelas. À medida que a empresa cresce, é necessário adicionar colunas, alterar os tipos de dados e criar tabelas totalmente novas para atender às demandas de uma operação crescente.
A geração de relatórios que um desenvolvedor do Access pode precisar fazer quase sempre está relacionada ao fornecimento de informações valiosas e precisas aos gerentes de negócios que tomam decisões. Os gerentes podem precisar saber quão bem um determinado produto ou serviço está vendendo e que tipo de cliente ele vende ou não, para que, como gerentes, possam basear as decisões corporativas nos resultados reais. Se eles coletarem informações ou classificações de qualquer tipo de produto ou serviço de seus clientes, poderão estudar esse feedback para ver as reclamações e elogios que estão recebendo, a fim de fazer as alterações necessárias para a satisfação e retenção do cliente. Um desenvolvedor do Access grava consultas geralmente avançadas para “extrair” as informações necessárias para criar esses relatórios importantes.
A solução de problemas técnicos diretamente relacionados à construção, modificação e manutenção dos bancos de dados também tende a ser de responsabilidade de um desenvolvedor do Access, especialmente se ele é um desenvolvedor sênior. Se houver problemas com o software real, normalmente o desenvolvedor é o único a entrar em contato com a empresa de software que desenvolveu o programa – Microsoft no caso do Access. A descrição média da tarefa do desenvolvedor do Access também especificará a necessidade de conhecimento e familiaridade com os serviços de relatório SQL (Structured Query Language), gravação de macros, servidores SQL, conceitos de bancos de dados relacionais e Visual Basic for Applications (VBA).