As carreiras de back office tendem a se concentrar em cuidar dos deveres que mantêm a empresa em funcionamento. Por esse motivo, o típico executivo de escritório geralmente lida com telefonemas, entrada de dados e fax. Ajudar o gerente do escritório a cuidar do inventário é outra tarefa comum e pode envolver a solicitação de suprimentos e o controle do uso de equipamentos de escritório. Além disso, a administração do back office pode participar de recursos humanos (RH), o que pode incluir ajudar a entrevistar, gerenciar e possivelmente disciplinar funcionários.
Muitas das funções executivas típicas de back-office envolvem o uso de tecnologia para manter a empresa organizada nos bastidores. Por exemplo, alguém neste campo pode atender e transferir chamadas telefônicas, inserir dados no computador e gerenciar e-mails. Um executivo desse tipo geralmente precisa saber como usar vários tipos de tecnologia de escritório, como copiadora, aparelho de fax e impressora, e espera-se que eles mantenham esses sistemas em boas condições de funcionamento para outros funcionários. Quando são necessários reparos nessas máquinas, geralmente é esperado que um executivo experiente solucione problemas ou peça a um técnico para resolver o problema.
Além de manter o equipamento em boas condições de funcionamento, o executivo típico de back office também normalmente espera manter o material de escritório em estoque. Por exemplo, muitos escritórios passam rapidamente por papel, canetas e tinta de impressora, e é por isso que pelo menos uma pessoa precisa contar quanto de cada item a empresa possui, compará-lo com o que precisa e pedir mais com base nesse número. . Muitas empresas empregam um gerente de escritório para essas funções, mas geralmente se espera que o executivo ajude ou até mesmo assuma completamente essa tarefa quando o gerente não estiver disponível.
Além disso, muitas empresas designam pelo menos um executivo de back office para tarefas de RH, algumas vezes tornando essa pessoa o “departamento” de recursos humanos da empresa por padrão. Por esse motivo, as pessoas que trabalham em funções administrativas podem ser nomeadas para passar por currículos e selecionar os candidatos mais apropriados para os cargos disponíveis. Os executivos podem então ligar e agendar entrevistas com o gerente de RH, embora também se espere que eles entrevistem os candidatos por conta própria. Depois que os funcionários são contratados, o típico executivo de back office pode treinar, disciplinar e, se necessário, demitir funcionários, especialmente em empresas que não possuem um departamento de RH.