Um funcionário de automação de escritório garante que todos os sistemas automatizados vitais para as operações diárias do escritório estejam funcionando corretamente. Geralmente, ele é obrigado a ter conhecimento desses sistemas em relação à operação, manutenção e reparo. No caso de falha do equipamento ou da máquina, a opinião do funcionário sobre se seu reparo ou substituição é mais lógico e mais econômico é frequentemente avaliada acima de outros funcionários.
Além de monitorar máquinas e equipamentos, também pode ser esperado que um funcionário de automação de escritório os opere. Ele costuma receber tarefas regularmente usando computadores, impressoras e scanners. Pode-se esperar que ele seja adepto da operação de medidores de correio, aparelhos de fax, copiadoras e sistemas de telecomunicações. De preferência, seu conhecimento desses sistemas é extenso o suficiente para ele instruir outras pessoas sobre a operação adequada.
Em alguns ambientes de negócios, o funcionário de automação de escritório é obrigado a operar e manter outros equipamentos, como dispositivos de monitoramento de segurança e portões de segurança. Seu trabalho pode envolver a verificação e verificação de credenciais de fornecedores, contratados e visitantes. Em atmosferas excepcionalmente seguras, ele pode ser solicitado a realizar exames de corpo com um detector de metais portátil.
Como a manutenção e operação de equipamentos de escritório podem não ser um trabalho de período integral em alguns ambientes, o funcionário geralmente executa uma variedade de tarefas de suporte administrativo. Seu conhecimento geral e versatilidade de habilidades normalmente o tornam um ativo valioso da empresa. Ele flutua regularmente entre os departamentos para ajudar nos projetos conforme o tempo permitir.
Essas responsabilidades adicionais geralmente incluem a manutenção e atualização de manuais e publicações técnicas. Ele também pode ser solicitado a ajudar no arquivamento e arquivamento de documentos. Ocasionalmente, ele pode ser chamado para ajudar nas tarefas de atendimento ao cliente e recepção, como atender chamadas e receber visitantes. Se ele for considerado habilitado em comunicações escritas, poderá ser solicitado que reveja a correspondência quanto a gramática, pontuação e conteúdo.
A sala de correspondência costuma usar a assistência de um funcionário de automação de escritório. Sua discrição e julgamento geralmente podem ser confiáveis para determinar a confidencialidade das mensagens recebidas e enviadas. Pode ser necessário garantir que o correio seja endereçado adequadamente e que a postagem apropriada seja afixada. Se forem utilizados correios externos, o funcionário é frequentemente chamado a organizar os serviços e acompanhar as entregas e entregas.
A posição de auxiliar de automação de escritório não exige educação formal, embora um diploma do ensino médio ou equivalente seja geralmente um pré-requisito para consideração. A experiência em operações de escritório é altamente valorizada, assim como uma boa aptidão na operação e reparo de máquinas de escritório. Os trabalhadores nessa posição podem estar buscando uma promoção para o especialista em automação de escritório, uma posição que geralmente paga um salário mais alto e pode oferecer mais responsabilidades, desafios e oportunidades de trabalho no local de trabalho.