Um gerente de contrato lida com a administração do contrato por escrito entre uma empresa e um fornecedor. O gerente pode trabalhar nos dois lados do contrato. Essa posição é usada em muitos setores diferentes, incluindo empresas com fins lucrativos, organizações sem fins lucrativos e agências governamentais, para que as funções e o escopo do trabalho possam variar. Geralmente, um gerente de contrato é responsável pela execução do contrato e comunicação contínua com a outra parte. Deveres específicos podem incluir manutenção de arquivos, relatórios financeiros e monitoramento do andamento dos termos do contrato.
Muitos tipos diferentes de empresas e organizações contratam empresas externas para concluir o trabalho que não pode ser executado internamente. Essas empresas são contratadas como fornecedores de terceiros e concordam em cumprir os termos de um contrato por escrito. Normalmente, esses acordos escritos cobrem um período de tempo significativo, às vezes vários anos, e formam a base de um relacionamento contínuo que deve ser gerenciado de perto para garantir que ambas as partes recebam o que foi prometido nos termos do contrato. O relacionamento também deve ser gerenciado para garantir que o projeto permaneça dentro dos parâmetros do contrato e que as mudanças de pessoal não atrapalhem as operações.
Além disso, cada contrato é diferente. Não há um contrato de fornecedor padrão que tenha os mesmos termos, independentemente das partes envolvidas. O gerente de contratos gerencia cada contrato como um relacionamento único, com seus próprios termos e parâmetros. Normalmente, ele é designado para uma negociação uma vez que os termos tenham sido acordados e é inicialmente responsável por obter toda a documentação assinada e entregue. Uma vez que o contrato está operacional, ele atua como o responsável pela administração até a conclusão do contrato.
A administração de um contrato pode incluir muitas funções específicas, dependendo da natureza do trabalho. O gerente de contratos é responsável pela comunicação entre as partes, incluindo atualizações de status que acompanham o progresso em direção às metas. Em muitos casos, ele pode atuar como diretor de conformidade do contrato, fazendo visitas ao local e verificações no local para garantir que nada de anormal esteja acontecendo. Na maioria das vezes, o gerente de contratos é responsável pelo orçamento de despesas, acompanhando as despesas, coletando recibos e entrando em contato com o departamento financeiro para criar relatórios financeiros.
O gerente de contratos também lida com desvios de contrato e gerencia as alterações. Se o fornecedor passar por rotatividade de pessoal-chave ou uma modificação do orçamento precisar passar pelos canais de aprovação, o gerente de contratos tratará dos detalhes para que o projeto continue a funcionar sem problemas. Normalmente, ele é responsável pelos relatórios periódicos do contrato que apresentam o status do trabalho realizado sob o contrato às partes interessadas.