Um especialista em compras é um indivíduo designado para lidar com todos os processos e decisões de compra de uma empresa enquanto cumpre um orçamento atribuído. Os indivíduos nessa posição também devem acompanhar todos os registros e dados referentes às compras e lances da empresa enviados aos fornecedores. Eles também são encarregados de relatar essas informações regularmente aos funcionários apropriados. Os deveres desta posição envolvem a compra de itens e equipamentos relacionados a negócios, bem como a negociação com vários fornecedores para garantir que um preço justo por bens e serviços seja recebido. A maioria dos trabalhos nesse campo também autoriza essa pessoa a fazer lances por bens e serviços em nome de uma empresa.
As funções precisas de especialista em compras variam conforme cada empresa possui suas próprias operações internas. A maioria dos requisitos especializados em compras, no entanto, envolve uma manutenção de registros muito rigorosa. Os registros podem ser mantidos em arquivos em papel, mantidos em um banco de dados do computador ou em ambos. Portanto, os especialistas devem, às vezes, trabalhar com software específico para garantir que os registros sejam precisos e atualizados. Entre os tipos mais básicos de registros, um especialista é obrigado a manter: faturas, pedidos e contratos de licitação.
Ao fazer compras e manter registros precisos, um especialista também deve preparar relatórios para o pessoal-chave de uma organização. A comunicação regular com fornecedores, assim como com outros departamentos e funcionários da empresa, também é incluída em uma descrição de cargo típica para esta posição. Os indivíduos empregados nessas posições também devem ter cuidado para não exceder os limites orçamentários estabelecidos e devem garantir que todos os procedimentos de compra sejam seguidos.
Em muitas empresas, um especialista em compras trabalha dentro de um departamento financeiro ou trabalha em estreita colaboração com a equipe desse departamento. Como tal, é importante que ambos trabalhem juntos para garantir que as faturas e as solicitações de compra sejam processadas em tempo hábil. Um especialista também trabalha em estreita colaboração com a equipe de finanças para garantir que os orçamentos permitam a compra dos itens e serviços necessários.
Manter contato regular com fornecedores também é um aspecto importante da descrição do trabalho de um especialista. Quando surgem problemas de pagamento, um especialista deve trabalhar com um fornecedor para resolvê-los. Além disso, um especialista deve acompanhar todos os pedidos, entregas e estoque. Dependendo do tamanho da empresa em que um especialista é empregado, essa responsabilidade geralmente envolve a construção de um relacionamento com vários fornecedores.
Alguns trabalhos especializados em compras também designam especialistas para rastrear a manutenção de equipamentos de escritório. Às vezes, é esperado que uma pessoa nesta posição mantenha registros de garantias e contratos de serviço. Quando o material de escritório e o equipamento precisam ser substituídos, um especialista em compras geralmente é a pessoa que avalia e faz esses pedidos.