O que um recepcionista de escritório de advocacia faz?

Em um escritório jurídico, a recepcionista de um escritório de advocacia interage com os clientes, redige correspondência, cuida dos arquivos dos casos e fatura aqueles que usaram os serviços do escritório. Como face do escritório de advocacia, espera-se que a recepcionista desempenhe outras funções, como manter sua área de trabalho limpa para representar a empresa positivamente. Se a recepcionista também tiver certificação paralegal, ela poderá fornecer um apoio mais direto aos membros do escritório.

A recepcionista de um escritório de advocacia normalmente é a primeira pessoa que um cliente encontra ao entrar, telefonar ou enviar um e-mail ao escritório de advocacia. Posteriormente, a recepcionista deve responder ou encaminhar chamadas ou outra correspondência, cumprimentar o cliente e fornecer o máximo de informação possível. Ela também pode direcionar os clientes para bebidas no saguão, escoltá-lo ao escritório do advogado ou dizer ao cliente quanto tempo a espera será para ver o advogado se o cliente não tiver um compromisso. Excelentes habilidades de comunicação social e verbal são essenciais para essas tarefas.

Outra tarefa que a recepcionista de um escritório de advocacia geralmente conclui é a elaboração de correspondência. Parte da correspondência é bastante simples, como responder a um e-mail sobre a disponibilidade ou honorários dos advogados. Outra correspondência é muito mais complexa, como cartas a outros advogados ou tribunais. Para essa correspondência, a recepcionista deve ter um entendimento adequado da terminologia e dos regulamentos legais.

Em alguns escritórios de advocacia, também é dever do recepcionista do escritório de advocacia criar, manter e recuperar os arquivos do caso para os advogados. Geralmente, isso é feito eletronicamente por meio de bancos de dados, a fim de aumentar a eficiência e economizar espaço no escritório, para que os recepcionistas legais tenham que se sentir confortáveis ​​usando computadores e tecnologia relacionada. Se um advogado precisar de documentos específicos impressos e montados para referência e uso fora do escritório, a recepcionista também atenderá a essas necessidades. Ela deve conseguir fazer isso rapidamente, como se o advogado precisasse se apressar para uma audiência judicial de emergência. Muitas das informações contidas nos arquivos dos clientes são confidenciais; portanto, um recepcionista de um escritório de advocacia deve poder manter os arquivos protegidos por meio de programas de software ou outros mecanismos, como gaveta, armário ou cadeados seguros.

Alguns advogados também esperam que a recepcionista de um escritório de advocacia lide com aspectos do faturamento. Isso inclui fornecer recibos e faturas, notificar os clientes sobre cobranças pendentes, informar os clientes sobre os métodos de pagamento aceitos e configurar e monitorar o banco ou outras contas da empresa. Se a recepcionista descobrir um erro de cobrança, ela deverá tomar medidas para corrigir o erro, como emitir uma verificação de reembolso ou oferecer crédito ao cliente.

Semelhante a outras recepcionistas, espera-se que a recepcionista de um escritório de advocacia complete “outras funções conforme designadas”. Para tarefas gerais, isso pode significar algo como pegar uma xícara de café para um cliente importante ou colocar algumas decorações no escritório nos feriados. Em alguns casos, as recepcionistas de escritórios de advocacia também atuam como paralegais, caso em que fornecem apoio mais direto ao advogado, frequentemente acompanhando o advogado ao tribunal e conduzindo a pesquisa de caso principal.