Orçar e fazer previsões é a prática de administrar as finanças e definir projeções para as necessidades financeiras futuras. Isso é frequentemente praticado por gerentes e executivos responsáveis pelo planejamento financeiro de suas organizações. Os gerentes normalmente tomam essas decisões com a ajuda de declarações e gráficos fornecidos por contadores gerenciais ou analistas financeiros especializados em compilar dados para que os gerentes possam ter uma visão do custo das operações e dos padrões de crescimento e perda. Algumas das melhores dicas para orçamentos e previsões são usar o histórico financeiro como um guia do que esperar, comunicar-se de perto com os chefes de departamentos e certificar-se de que os orçamentos correspondem às receitas.
A maioria dos especialistas financeiros acredita que o orçamento de uma organização costuma ser consistente ano a ano. Em outras palavras, é incomum que as necessidades de uma empresa mudem repentinamente de um ano para o outro. Com isso em mente, um gerente que está realizando orçamentos e previsões pode analisar cuidadosamente as necessidades orçamentárias dos anos anteriores. As mudanças nos orçamentos geralmente são lentas para aumentar ou diminuir. Um orçamento realista geralmente está próximo dos orçamentos de anos anteriores.
Na maioria dos casos, diferentes departamentos têm suas próprias necessidades orçamentárias. Antes que um gerente ou executivo possa criar um orçamento-mestre para toda a organização, ele deve comunicar aos chefes de departamento quais despesas eles podem esperar. Os gerentes devem definir prazos de orçamento para cada departamento. Uma boa ideia pode ser reunir-se individualmente com cada chefe de departamento para discutir as mudanças do ano passado e pensar em maneiras de cortar custos.
Os especialistas freqüentemente pedem que os gerentes sejam realistas sobre seus orçamentos. Isso significa que os gerentes devem ter certeza de que seus orçamentos atendem às receitas. Quando seus orçamentos excedem o que é realista, geralmente é por causa de planos de negócios ineficientes. Em outros casos, os gerentes podem basear os orçamentos na superprodução ou no estoque que excede em muito a demanda.
Ao revisar um orçamento, um gerente pode descobrir que as estratégias de negócios também mudam. Na verdade, é bastante comum um gerente revisar os planos de negócios ao longo dos processos de orçamento e previsão. Geralmente, é mais benéfico, entretanto, ter um plano de negócios em vigor antes do início de um novo ano fiscal, pois isso ajuda a garantir que um plano claro de gastos e crescimento esteja em vigor.
Outra boa dica para fazer orçamentos e previsões é certificar-se de que um orçamento mestre pareça certo. Muitos especialistas acreditam que os gestores devem redigir resumos que expliquem as necessidades orçamentárias e forneçam transparência aos planos de negócios. Quando um gerente sente que há algo errado com um resumo ou plano, ele deve prestar mais atenção aos detalhes. Um gerente que está familiarizado com as operações de sua organização muitas vezes pode sentir quando um componente não faz sentido.
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