A comunicação comercial é um contexto amplo que inclui a maneira como uma empresa se apresenta interna e externamente e transmite sua mensagem aos consumidores. É composto de comunicação verbal e escrita, mas é a parte que ocorre por escrito que determina o estilo e a imagem pública da empresa. Geralmente, uma empresa pode escolher estilos de comunicação comercial que incorporam modos de endereço formais, casuais e coloquiais.
As empresas costumam tomar decisões estratégicas em relação aos estilos de comunicação de negócios que os funcionários podem usar para realizar várias tarefas. É razoável dizer que, se uma empresa não adota uma postura proativa no estilo de comunicação comercial, é mais provável que surjam problemas sérios devido à falta de comunicação. Algumas empresas têm um plano de comunicação muito sofisticado que detalha a abordagem e o tom de todos os tipos de comunicação. Outros com orçamentos menores tendem a dividir o estilo de comunicação em abordagens internas e externas.
É mais provável que as comunicações internas sejam informais ou casuais. Uma empresa normalmente proíbe certos tipos de linguagem ou comportamento, mas tende a relaxar as regras formais de comunicação entre os funcionários. Isso significa que um funcionário não precisa necessariamente se preocupar com o estilo de escrita ao enviar um email para um colega. Sua correspondência pode ser mais amigável e usar coloquialismos.
Muitas vezes permanece uma distinção entre comunicação interna horizontal e vertical. Estilos de endereço que podem ser apropriados entre dois funcionários que ocupam a mesma posição podem ser inadequados em uma comunicação entre um funcionário e seu chefe. Portanto, a comunicação comercial interna geralmente pode ser casual, com certos parâmetros de propriedade do senso comum.
A comunicação externa geralmente tem estilos de comunicação comercial identificados para cada tipo de interação comercial com terceiros. Por exemplo, uma empresa pode instruir seus funcionários a se comunicar com clientes atuais e potenciais em um estilo formal. Isso significaria abordar as pessoas por título e sobrenome, mesmo que a correspondência seja por email, por exemplo.
Da mesma forma, uma empresa pode exigir um estilo formal em relatórios escritos, como o relatório anual da empresa aos acionistas. Isso evita que os funcionários se tornem muito amigáveis com terceiros ou revelem informações inadequadas enquanto brincam. De fato, o estilo de comunicação padrão para a maioria das empresas é formal, pois é mais difícil dar errado observando uma certa distância nas comunicações com terceiros.
Empresas que permitem estilos informais, casuais ou coloquiais de comunicação comercial com partes externas geralmente restringem a permissão ao marketing. Se o departamento de marketing deseja posicionar um produto de uma certa maneira ou cria uma mensagem que a empresa considera que deve apresentar um tom amigável, esses estilos são usados. Estilos menos formais de comunicação comercial geralmente são apropriados apenas em outros contextos externos quando há um relacionamento muito próximo entre o funcionário e o terceiro que justifica um estilo de comunicação mais relaxado.
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