O papel de um despachante de vôo é garantir que o avião e seus passageiros cheguem com segurança da cidade de partida à cidade de destino. Juntamente com o piloto, o despachante de voo regula um horário de voo que deve resultar em carga útil máxima e custo mínimo de operação. O despachante de vôo trabalha nos bastidores de um aeroporto, agendando rotas, calculando custos e considerando o clima e outros fatores que podem atrasar um voo.
Os trabalhos de despachante de vôo envolvem a liberação de uma aeronave para a decolagem, o que ocorre apenas quando o piloto e o despachante de vôo assinam a documentação necessária. Depois que ele ou ela solta o avião, é dever de um despachante de voo assistir a voos que estão no ar. Os níveis de vento, altitude, rota e combustível devem ser observados constantemente pelo despachante durante o curso de um avião. Portanto, um trabalho de despacho de voo exige que o despachante aja como homem ou mulher do meio entre o piloto e o pessoal da aeronave no solo. Essas pessoas são atualizadas continuamente sobre o status do voo pelo despachante.
Embora os trabalhos de despachante de vôo sejam executados principalmente em um escritório em um aeroporto, o despachante ocasionalmente monta na cabine do avião com o piloto se as rotas ou condições devem ser mantidas de perto e o piloto precisa de um par de olhos extra. Além disso, os regulamentos federais da aviação exigem que os despachantes de voo montem no cockpit por pelo menos cinco horas por ano para se familiarizarem com o equipamento e procedimentos de voo. Na maioria das vezes, porém, os trabalhos de expedição de vôo são executados em um escritório ou centro de controle altamente técnico, com equipamentos de radar e computador, que fornecem relatórios ao vivo e atualizados sobre os status dos voos. Um trabalho de expedição de voo requer o uso de ferramentas como uma calculadora e um mapa meteorológico, além de um computador, é claro.
Os trabalhos de expedidor de voo variam em relação ao escopo do trabalho, dependendo do tamanho da companhia aérea para a qual os expedidores trabalham. Nas companhias aéreas de maior porte, geralmente há mais funcionários para realizar tarefas específicas; portanto, o trabalho do despachante é direto e envolve garantir que o horário do voo seja definido e seguido. Os trabalhos de despachante de vôo em companhias aéreas menores exigirão que o despachante assuma muitas funções, inclusive a de meteorologista.
Os trabalhos de despachante de vôo não exigem diploma universitário, embora muitos no campo possuam um no transporte aéreo ou em um campo relacionado. Os despachantes de vôo bem-sucedidos devem ser capazes de manter a calma em situações altamente estressantes. Eles devem ser detalhados, conscientes e capazes de pensar rapidamente. A semana de trabalho de um despachante geralmente dura 40 horas, embora ele sempre deva estar de prontidão em situações de emergência.