Embora as responsabilidades, bem como muitas das funções, nos empregos de secretário jurídico e paralegal possam variar muito, dependendo da jurisdição ou área geográfica exata, a principal diferença entre os cargos é o nível de trabalho administrativo. Normalmente, um paralegal e um secretário jurídico lidam com diferentes aspectos dos casos jurídicos. Enquanto os secretários jurídicos geralmente executam a maioria das tarefas administrativas, como digitar os rascunhos finais dos documentos, os paralegais podem escrever o primeiro rascunho, bem como conduzir pesquisas e análises de casos jurídicos.
Esses funcionários também estão em diferentes níveis de trabalho. Na maioria dos casos, um paralegal é supervisionado diretamente por um advogado e geralmente realiza um trabalho legal real. Um secretário jurídico pode ser supervisionado por um advogado paralegal e apenas prepara ou edita documentos legais.
Em algumas áreas, é necessário que um paralegal tenha um ou dois anos de experiência como secretário jurídico. Ele ou ela pode precisar de um certificado ou diploma, enquanto uma secretária pode não precisar disso para o emprego. Basicamente, um secretário jurídico é considerado um tipo especializado de assistente administrativo, enquanto um paralegal lida com algumas das funções de trabalho de nível inferior de um advogado. Embora paralegais muitas vezes realizem as mesmas tarefas que um advogado, eles sempre são considerados não advogados; normalmente há limites para a extensão dos deveres legais que essa pessoa pode ter a responsabilidade de concluir.
Secretários e paralegais podem entrevistar clientes, dependendo do tamanho de um escritório de advocacia. Esses trabalhos também exigem boas habilidades de comunicação e capacidade de tratar os clientes profissionalmente. Ambos os tipos de trabalhos legais também exigem conhecimentos de informática atualizados, e um interesse na lei é altamente desejável em ambos os trabalhos.
Especialmente em grandes escritórios de advocacia, geralmente existe um paralegal para um grupo de secretários jurídicos. Os salários dos dois empregos costumam ser bem diferentes. Os paralegais geralmente ganham um pouco mais de dinheiro, mas também têm responsabilidades aumentadas.
Em geral, espera-se que os paralegais trabalhem de forma mais independente e com mais experiência e conhecimento jurídico do que os secretários legais. Às vezes, devido à alteração ou sobreposição de deveres em alguns países ou regiões, bem como ao termo assistente jurídico usado por engano, as duas posições podem ser confusas. Assistentes jurídicos são os mesmos que assistentes jurídicos, não secretários. Os secretários especializados em direito podem ser chamados assistentes administrativos legais.