L’opzione della ricevuta di ritorno è una funzionalità offerta da alcuni fornitori di servizi di posta elettronica. Proprio come con la “posta ordinaria” fisica, l’utilizzo di questa funzione può essere molto utile. Per prima cosa, serve come conferma della consegna. Può anche fornire informazioni aggiuntive di valore, come l’ora e la data in cui l’e-mail è stata letta e l’indirizzo IP (protocollo Internet) del computer locale o della rete che l’ha ricevuta. Con il gran numero di fornitori di servizi di posta elettronica disponibili, il modo migliore per scoprire quali hanno un’opzione di ricevuta di ritorno è contattare il servizio e chiedere.
Richiedere una ricevuta di ritorno non significa necessariamente che ne verrà effettivamente ricevuta una. Innanzitutto, l’applicazione e-mail del destinatario potrebbe non supportare questa funzione e alcune politiche sulla privacy consentono ai singoli utenti di disattivare il monitoraggio dell’e-mail. Ciò significa che il destinatario può disabilitare la funzione e continuare a leggere l’e-mail. Inoltre, se l’indirizzo e-mail del mittente non è pre-approvato o è altrimenti filtrato, l’e-mail può essere automaticamente indirizzata a una cartella “spam” e non essere mai visualizzata.
Sebbene ci siano dozzine di provider di posta elettronica basati sul Web – e alcuni che non richiedono affatto una connessione Internet – sorprendentemente pochi offrono la funzione di ricevuta di ritorno. Alcuni dei più comuni client di posta elettronica, come America Online (AOL), Netscape® e Microsoft Outlook®. Tuttavia, gli utenti dovrebbero essere consapevoli che anche se queste applicazioni possono avere questa opzione, di solito è disabilitata per impostazione predefinita. In effetti, a volte possono essere necessari alcuni clic in più affinché il mittente capisca come inviare e-mail con questa funzione abilitata.
Ad esempio, l’applicazione Outlook® dispone di una serie di opzioni di ricevuta di ritorno a cui è possibile accedere selezionando “Opzioni” dal menu a tendina sotto “Strumenti” dalla barra del menu principale. Da qui, l’utente può scegliere di richiedere una ricevuta di ritorno per tutte le e-mail inviate, da richiedere prima dell’invio di singole e-mail o di disattivare completamente la funzione. L’utente può anche scegliere di inviare una ricevuta per la posta in arrivo.
America Online è molto più semplice con le sue opzioni. Con questa applicazione, c’è una scheda che dice “Richiedi ricevuta di ritorno” nella parte inferiore della finestra da cui è composta la posta elettronica che può essere controllata. Inoltre, poiché AOL è un servizio in abbonamento, i membri possono tenere traccia dello stato di tutte le e-mail inviate agli altri membri di AOL. Questa funzione è disponibile senza nemmeno richiedere una ricevuta.
Con Netscape®, queste opzioni sono disponibili nell’area “Posta e newsgroup” in “Preferenze” dal menu a discesa “Modifica”. Come con Outlook®, gli utenti di Netscape® possono scegliere di richiedere una ricevuta di ritorno per tutte le email in uscita o solo per alcune. Come con AOL, gli utenti possono semplicemente selezionare “Componi” per avviare una nuova finestra di posta elettronica e selezionare la casella per richiedere una ricevuta da lì.