Ai titolari di aziende e alle persone fisiche viene spesso consigliato di seguire i requisiti standard di conservazione dei documenti per scopi commerciali, fiscali e legali. Il tempo necessario dipende dal tipo di documento in questione. Alcuni requisiti per la conservazione dei documenti aziendali possono essere di un anno o a tempo indeterminato. Negli Stati Uniti, sono raccomandati requisiti di conservazione federali e requisiti di conservazione statali, e in alcuni casi questi sono in conflitto. Esistono anche requisiti di conservazione dei documenti specifici per i record aziendali e altri che riguardano i record fiscali.
I registri aziendali devono spesso essere conservati dal segretario di una società o dal proprietario di una piccola impresa per un periodo di tempo determinato dalle leggi regionali e nazionali. Il motivo è che i clienti e altri possono citare in giudizio l’azienda e tali documenti possono essere citati in giudizio come parte del processo di scoperta in una causa civile. Può anche essere sequestrato dal governo a causa di un procedimento penale contro l’imprenditore o la società. Alcuni documenti aziendali devono essere conservati a tempo indeterminato secondo le leggi di alcune giurisdizioni, come gli statuti aziendali e gli atti immobiliari di proprietà dell’azienda. Esempi di documenti che spesso possono essere eliminati dopo tre anni includono estratti conto di riconciliazione bancaria, registri di inventario e domande di assunzione.
Esistono anche requisiti di conservazione dei documenti in quanto riguardano i registri fiscali. Ad esempio, l’Internal Revenue Service negli Stati Uniti raccomanda di conservare i registri delle imposte sul lavoro per almeno quattro anni dopo la data di scadenza della dichiarazione dei redditi originale. Spesso si consiglia di conservare a tempo indeterminato i registri delle tasse di proprietà. Altri documenti fiscali, come una richiesta di rimborso delle tasse dopo la presentazione delle tasse, dovrebbero essere conservati per almeno tre anni o se l’individuo deve le tasse dopo aver presentato la dichiarazione dei redditi. Gli esperti fiscali spesso consigliano ai contribuenti di conservare i registri per sette anni dopo la presentazione per garantire che non saranno soggetti a una verifica fiscale, che può verificarsi molti anni dopo la presentazione della dichiarazione dei redditi.
La preparazione e la pianificazione di azioni legali o la protezione in caso di causa sono altri motivi per cui le persone seguono i requisiti standard di conservazione dei documenti. Si raccomanda che le persone detengano determinati documenti a tempo indeterminato per scopi legali, inclusi documenti anagrafici come certificati di nascita e documenti di adozione. È spesso consigliabile che gli inquilini mantengano i contratti di locazione fino alla scadenza dei termini di prescrizione, il che significa che il proprietario o l’inquilino non possono più intentare una causa in base all’affitto.