I tipi comuni di strumenti di collaborazione includono strumenti di conferenza elettronica e strumenti per aiutare i partecipanti al progetto a creare e condividere più facilmente le informazioni relative al progetto. Gli strumenti di conferenza elettronica possono includere strumenti di videoconferenza, strumenti di audioconferenza e strumenti per le conferenze di testo. Questi strumenti possono essere utilizzati per le conferenze online tramite Internet oppure possono essere utilizzati tramite una linea telefonica o una rete locale. Altri tipi di strumenti di collaborazione potrebbero essere semplici strumenti che l’utente medio incontra ogni giorno.
Gli strumenti di collaborazione possono essere dispositivi hardware o programmi software che aiutano gli utenti a comunicare per raggiungere uno scopo comune. Questi tipi di strumenti possono aiutare a semplificare le operazioni in un progetto con partecipanti che si trovano in luoghi fisici diversi. Gli strumenti di collaborazione vengono utilizzati per creare e condividere informazioni e organizzare i progressi all’interno di un progetto. Questi tipi di strumenti possono essere utilizzati per collaborare su una varietà di cose diverse, inclusi progetti di lavoro o divertimento.
Uno strumento di collaborazione comunemente usato è la posta elettronica. La posta elettronica può essere un potente strumento di collaborazione perché consente alle persone di inviare testo e file multimediali tramite Internet. Gli svantaggi dell’e-mail come strumento di collaborazione includono limiti di dimensione dei file e accesso limitato per gli utenti.
Molti provider di posta elettronica pongono limiti alle dimensioni dei file e alla quantità di dati che un utente può archiviare. Inoltre, una volta inviata un’e-mail, l’accesso è limitato alle persone originariamente incluse nell’elenco dei destinatari dell’e-mail. Se più utenti hanno bisogno di accedere alle e-mail originali, le e-mail spesso devono essere inviate manualmente ai nuovi partecipanti al progetto.
Gli artisti dei media come i musicisti usano spesso software collaborativi o siti Web per progettare musica e comunicare con altri musicisti che possono dare loro input sulla musica o aggiungere parti alla musica stessa. Un musicista che collabora con un altro musicista potrebbe inviargli file tramite e-mail e il destinatario dei file può utilizzare un software di editing audio per apportare modifiche al file e inviarlo indietro. Il destinatario può anche fornire al mittente del file consigli o valutazioni sui media nel file come parte di uno sforzo collaborativo. Quando si scambiano file tramite e-mail come strumento collaborativo, i partecipanti che creano i media devono anche disporre di un software compatibile che consenta loro di visualizzare e lavorare sui file.
Quando un’organizzazione ha bisogno che i suoi membri collaborino frequentemente, potrebbe richiedere un set dedicato di strumenti di collaborazione. Un reparto del servizio clienti potrebbe utilizzare strumenti collaborativi per compilare moduli di posta elettronica creati per problemi comuni del servizio clienti utilizzando un sistema collaborativo dedicato creato per ospitare le email di risposta del servizio clienti. Lo stesso dipartimento può anche avere un elenco di script o informazioni utilizzate di frequente per aiutare i lavoratori con attività simili a beneficiare delle informazioni inviate da altri lavoratori.