La formattazione del documento a volte può essere molto trasparente per un utente e altre volte può essere molto frustrante. Un modo per ottenere buoni risultati di formattazione con il minimo sforzo è avere molta familiarità con il programma in uso. Un altro consiglio è quello di mantenere la formattazione il più semplice possibile e pensare oltre le funzionalità di base degli strumenti disponibili in modo che possano essere utilizzati al massimo delle loro potenzialità. Conoscere la destinazione del documento formattato, che si tratti di una stampante, un dispositivo palmare o una pagina Web, può aiutare a evitare meccanismi di formattazione del documento che potrebbero non essere tradotti nel supporto finale. Comprendere gli aspetti di come verrà utilizzato il documento può aiutare nella definizione di oggetti, come le immagini, in modo che appaia professionale e abbia una qualità eccellente quando si stampa il documento.
La conoscenza di come funziona il software di modifica dei documenti è fondamentale per utilizzare anche una formattazione moderata dei documenti. Quello che potrebbe sembrare un semplice insieme di strumenti può diventare sempre più complesso man mano che le loro interazioni con il testo e tra loro iniziano a produrre risultati imprevedibili. Il ritorno a capo del testo, le interruzioni di riga, i livelli e gli oggetti inseriti come le celle del foglio di calcolo possono essere tutti eliminati da particolari stili o elementi. La formattazione potrebbe anche apparire perfetta fino a quando non viene esportata o inviata a una stampante. Sapere come e perché un programma funziona nel modo in cui funziona può eliminare gran parte di questa frustrazione.
È importante progettare la formattazione del documento tenendo presente il risultato finale. Non ha molto senso utilizzare clip art a colori nei documenti che verranno stampati in bianco e nero. Alcune formattazioni complesse, in particolare oggetti collegati tra suite per ufficio, potrebbero non tradursi bene in un file HyperText Markup Language (HTML). Libri elettronici, report o opuscoli promozionali hanno tutti requisiti specifici per la loro formattazione che possono modificare la quantità di contenuto e la natura del design. L’utilizzo di modelli o il tracciamento del layout di un documento prima di iniziare può far risparmiare tempo e prevenire problemi.
Molto spesso, la formattazione semplice del documento è la più efficace. I layout complessi che coinvolgono frame o tabelle nidificati all’interno di altre tabelle potrebbero non essere visualizzati correttamente tramite un altro dispositivo o programma. Allo stesso modo, non è mai una buona idea utilizzare spazi individuali per la formattazione. Gli strumenti di formattazione nell’editor dovrebbero essere utilizzati così come sono stati concepiti per la formattazione, senza scorciatoie, per garantire la massima possibilità di un output impeccabile.
Lo sviluppo della formattazione e del contenuto dei documenti deve andare di pari passo, anche se dovrebbero essere tracciati individualmente prima di passare all’editor. La creazione di una formattazione al volo può far perdere di vista all’utente il design più grande. Il tentativo di creare contenuto per il formato mentre si passa da un elemento all’altro può causare errori o interruzioni nella formattazione. Con un solido piano per la formattazione e il contenuto dei documenti in atto in anticipo, il risultato finale può essere completato con problemi minimi.