O gerenciamento de faturas ? uma fun??o comercial interna respons?vel pelo gerenciamento de documentos de vendedores ou fornecedores. As faturas representam um documento de origem na contabilidade. Os documentos de origem descrevem informa??es espec?ficas relacionadas a uma transa??o financeira. Os fornecedores geralmente fornecem servi?os externos, como manuten??o, servi?os p?blicos, material de escrit?rio ou publicidade para as empresas. Os fornecedores representam empresas que fornecem recursos econ?micos ?s empresas. Os recursos econ?micos incluem as mat?rias-primas e o trabalho direto necess?rio para produzir bens ou servi?os de consumo. As empresas usam processos de gerenciamento de faturas para garantir que os vendedores e fornecedores recebam o pagamento em tempo h?bil.
Um processo comum de gerenciamento de faturas ? o sistema de correspond?ncia de tr?s vias encontrado nas fun??es de contas a pagar. Os pedidos de compra representam as informa??es internas da empresa que fornecem aos indiv?duos autoriza??o espec?fica para comprar itens de vendedores ou fornecedores. Duas c?pias de pedidos de compra geralmente existem em uma empresa. Um ? enviado ao vendedor ou fornecedor e outro ? mantido no departamento de contabilidade da empresa. Este documento entra em jogo mais tarde durante o processo de gerenciamento de faturas.
As empresas que usam software de tecnologia comercial podem usar c?pias eletr?nicas de pedidos de compra. Em vez de manter uma c?pia impressa em um arquivo, as empresas podem digitalizar essas informa??es em um banco de dados do servidor. Isso permite que as pessoas analisem ou recuperem o pedido, conforme necess?rio. O software comercial tamb?m pode aumentar a precis?o das informa??es do pedido de compra.
O segundo documento no sistema de gerenciamento de faturas de tr?s vias ? o ticket de recebimento. O ticket de recebimento e indica que todos os bens ou servi?os foram recebidos pela empresa de acordo com o pedido de compra. O recebimento de tickets geralmente ? de responsabilidade do armaz?m ou da equipe administrativa da empresa. Uma c?pia do pedido e do ticket de recebimento ? enviada ? contabilidade para finalizar o pagamento da fatura.
Muitos vendedores e fornecedores oferecem aos clientes 30 dias para pagar antes de avaliar taxas e juros sobre saldos n?o pagos. Os funcion?rios de contas a pagar arquivam o ticket de recebimento e o pedido de compra em um arquivo pendente. Ao receber a fatura final do fornecedor solicitando pagamento, o funcion?rio de contas a pagar corresponder? aos tr?s documentos para garantir a correspond?ncia das informa??es. A correspond?ncia das informa??es de cada documento ? o ponto crucial do sistema de gerenciamento de faturas de tr?s vias. As empresas raramente pagam vendedores ou fornecedores se os documentos n?o coincidirem. Quando o processo de contas a pagar estiver conclu?do, os funcion?rios far?o um cheque para a fatura, solicitar?o a assinatura do propriet?rio ou gerente apropriado e enviar?o o cheque por correio.
As empresas podem usar sistemas personalizados de gerenciamento de faturas. Propriet?rios e gerentes de neg?cios desenvolver?o um sistema que melhor suporte suas fun??es administrativas e cont?beis. Organiza??es maiores que recebem centenas de faturas por m?s podem desejar um sistema mais simples do que a correspond?ncia de tr?s vias. O gerenciamento de faturas n?o exige que todas as empresas usem o mesmo sistema.
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