O gerenciamento de pedidos é uma função de contabilidade comercial interna. As empresas usam um processo de compra para adquirir estoques, ativos operacionais e outros itens necessários para produzir bens ou serviços. Os pedidos representam um documento interno que fornece autorização específica para a compra de diferentes recursos. As empresas maiores geralmente têm um processo de pedido de compra mais bem definido do que as empresas menores. Grandes empresas criam políticas de gerenciamento de pedidos para garantir que os funcionários sigam os procedimentos operacionais padrão para esse processo.
Os donos de empresas geralmente designam autoridade de pedido de compra para certas pessoas na empresa. Proprietários de empresas, diretores e gerentes de nível executivo geralmente permitem que gerentes operacionais aprove pedidos de compra para seu departamento. Pedidos de compra com quantias significativas em dólares, como vários milhares de dólares, são os únicos pedidos que precisam de autorização de um executivo. Proprietários e gerentes executivos delegam essa capacidade de garantir que as operações comerciais da empresa possam continuar sem supervisão excessiva.
As empresas podem usar um sistema de gerenciamento de pedidos que exija uma revisão de vários vendedores ou fornecedores. Esse requisito garante que a empresa obtenha o menor custo possível para recursos econômicos. As empresas de manufatura, produção e construção geralmente usam um sistema de pedidos de compra / oferta. Um sistema de licitação / proposta permite que vendedores e fornecedores apresentem à empresa informações específicas relacionadas à compra de recursos econômicos. Vendedores e fornecedores descreverão o custo de cada item, o processo de entrega disponível e o tempo necessário para concluir todos os serviços listados na oferta / proposta. Esse processo alivia a empresa de realizar grandes quantidades de trabalho relacionado à aquisição de recursos econômicos.
As grandes empresas geralmente têm um departamento de compras exclusivamente responsável pela aquisição de recursos. Este departamento pega o pedido de compra autorizado e o envia ao vendedor ou fornecedor. O departamento de compras revisa a disponibilidade de mercadorias para garantir que o fornecedor possa concluir todas as obrigações contratuais no pedido. Problemas de acompanhamento ou alterações no pedido de compra podem ser enviados ao gerente operacional para aprovação. O departamento de compras é simplesmente uma função intermediária que lida com o processo de pedidos no sistema de gerenciamento de pedidos.
Depois que os bens ou serviços forem recebidos ou concluídos, vendedores e fornecedores enviarão à empresa uma fatura para solicitar o pagamento. Isso inicia o processo final do sistema de gerenciamento de pedidos. A fatura é revisada pelo departamento de contabilidade da empresa. No departamento de contabilidade, as contas a pagar são responsáveis por revisar a documentação do pedido e emitir pagamentos. Muitas empresas usam um sistema de correspondência de três vias. Os funcionários de contas a pagar revisarão o pedido de compra interno com relação à documentação recebida e às faturas do fornecedor. As empresas só emitem pagamentos quando as três peças de papel correspondem. Os funcionários da contabilidade inserem as informações no software de contabilidade da empresa, imprimem um cheque e solicitam que um assinante autorizado assine o pagamento da emissão ao fornecedor.
Inteligente de ativos.