As fun??es gerais de trabalho de uma secret?ria podem variar, e um tipo especial de secret?ria que trabalha exclusivamente para uma pessoa ? conhecida como secret?ria pessoal. Esse funcion?rio desempenhar? um papel de suporte que atenda ?s necessidades profissionais de um indiv?duo, geralmente um executivo ou outro l?der organizacional importante, e n?o a um grupo de pessoas dentro de um escrit?rio. As fun??es espec?ficas de trabalho de uma secret?ria pessoal podem incluir a manuten??o de um cronograma, o contato com fornecedores, a reserva de viagens, a organiza??o de reuni?es, o contato com a imprensa e muito mais.
O papel da secret?ria pessoal pode mudar de dia para dia, conforme as necessidades de um empregador mudam. Grande parte do trabalho da secret?ria pode ocorrer em um escrit?rio, e ele pode ser respons?vel por arquivar documentos, acompanhar as faturas e outros documentos de pagamento, atender telefonemas e e-mails, reunir-se com clientes ou outros visitantes do escrit?rio e, em geral, alguns casos at? supervisionam uma equipe de assistentes. Fora do escrit?rio, uma secret?ria pessoal pode viajar com um empregador, reservar reservas de hot?is e voos e atender a outras necessidades profissionais do empregador enquanto estiver fora do escrit?rio.
Na maioria dos casos, a secret?ria pessoal ter? trabalhado em um setor ou escrit?rio espec?fico por muitos anos como secret?ria de n?vel b?sico ou intermedi?rio antes de avan?ar. Muitos secret?rios recebem certificados p?s-secund?rios para se qualificarem melhor para cargos de maior responsabilidade. Tamb?m pode ser necess?rio obter algumas qualifica??es espec?ficas para um setor; isso ? especialmente importante se a secret?ria pessoal estiver lidando com pap?is que pertencem diretamente ao setor. Em um ambiente m?dico, por exemplo, o secret?rio pode precisar fazer uma aula de terminologia m?dica para entender v?rios termos usados ??para classificar determinada papelada. Os secret?rios de advocacia precisar?o entender v?rios tipos de terminologia legal para gerenciar a papelada ou outra correspond?ncia relacionada ao trabalho.
? importante que o secret?rio pessoal seja extremamente adapt?vel, pois suas responsabilidades podem mudar de momento para momento. O trabalho pode ser bastante estressante em algumas situa??es, e alguns empregadores ser?o muito mais exigentes que outros. A capacidade de se comunicar efetivamente ? essencial, pois a secret?ria gasta muito do seu tempo coordenando-se com outras pessoas, interagindo com o p?blico e gerenciando a correspond?ncia em nome de seu empregador ou empregadores. Em alguns casos, o secret?rio pode participar de mais de um empregador, o que significa que ele precisar? equilibrar v?rias cargas de trabalho.