Uma secretária automatizada é um dispositivo que roteia chamadas em um escritório. Esses dispositivos são frequentemente usados por pequenas empresas como uma maneira de fornecer um filtro básico entre o escritório e chamadas telefônicas indesejadas, como operadores de telemarketing ou números errados. As empresas maiores costumam ter uma secretária da vida real para desempenhar essa função, tornando a secretária automática redundante. Esse termo é frequentemente usado como sinônimo de secretária virtual, mas os dois são realmente muito diferentes. Uma secretária virtual é uma pessoa real, mas não uma que está presente na própria empresa.
Na maioria dos casos, uma secretária automática é uma pequena caixa que se conecta à linha telefônica entre o telefone e a parede. Quando um número conhecido e aprovado ligar para a linha, a secretária permitirá que a chamada vá diretamente para o telefone. Se um número não aprovado, desconhecido ou restrito ligar, a secretária automática o interceptará.
Geralmente, uma interceptação desse tipo significa que um sistema automatizado atende a chamada e solicita informações básicas ao chamador. Depois de obter respostas para suas perguntas, o dispositivo liga para o telefone conectado e retransmite essas informações para o receptor – que então tem a opção de atender a chamada. Se o número for conhecido como ruim ou o receptor negar a chamada, a chamada será encaminhada para o correio de voz ou simplesmente desconectada.
Um erro comum é assumir que uma secretária virtual e uma automatizada são a mesma coisa. Uma secretária virtual é um contratado independente que opera como secretária a partir de um local remoto. Normalmente, esses trabalhadores terão um escritório em casa e realizarão um trabalho de secretariado comum, geralmente para várias empresas diferentes. As tarefas comuns incluem atender o telefone, transcrever cartas ou discursos gravados e organizar viagens.
Embora os dois tipos de secretários sejam muito diferentes, eles têm uma metodologia geral semelhante. Ao remover o espaço e o custo de uma secretária tradicional, uma empresa pode operar com uma sobrecarga muito menor. Isso permite que uma empresa funcione em um nível em que possa ter falido sob o sistema tradicional. Além disso, o uso dos recursos automatizados de telefone de uma secretária virtual geralmente permite que uma empresa pareça maior e melhor organizada.
No caso da secretária virtual, a terceirização do trabalho oferece benefícios adicionais. Um único trabalhador pode trabalhar para várias empresas simultaneamente, em vez de ser forçado a um emprego de meio período. Além disso, trabalhar em casa permite que pessoas com crianças pequenas, deficiências ou horários imprevisíveis continuem operando na força de trabalho.
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