Um assistente administrativo é responsável por fornecer suporte geral ao escritório para um grupo de pessoas. Esse tipo de assistente pode funcionar em vários campos, incluindo escritórios de advocacia, escolas e muitas empresas. As tarefas precisas pelas quais o assistente administrativo é responsável variam dependendo da empresa, mas é comum que um assistente atenda telefones, realize arquivamentos e agende reuniões. Vários tipos de tarefas de computador também podem ser incluídos, e o uso de máquinas básicas de escritório é comum. Empresas diferentes têm expectativas diferentes para as pessoas nessa posição; portanto, é uma boa idéia ler a descrição do cargo minuciosamente para determinar o que implica uma posição administrativa específica.
Trabalhar com telefones geralmente é uma grande parte do trabalho de um assistente de escritório. Em algumas empresas, um assistente administrativo também pode ser responsável por responder emails e mensagens de redes sociais. Os assistentes geralmente se comunicam com os clientes e as relações comerciais usando esses métodos para desempenhar funções essenciais para a empresa.
O uso de equipamentos de escritório é outra grande parte do trabalho de um assistente de escritório. Scanners, copiadoras e aparelhos de fax são frequentemente usados para executar uma variedade de funções. Os computadores, é claro, costumam ser usados para arquivamento virtual, composição de mensagens e muitas outras tarefas. A entrada de dados em computadores é geralmente atribuída a assistentes de escritório, assim como a manutenção de agendas informatizadas e outros materiais organizacionais. Às vezes, o gerenciamento de pequenas quantias de dinheiro e a preparação de pequenos orçamentos também são atribuídos aos assistentes.
Marcar compromissos geralmente é uma tarefa designada para assistentes de escritório. Um assistente pode ser responsável por agendar reuniões, garantir que os compromissos não se sobreponham e redirecionar os clientes em potencial para um membro apropriado da equipe do escritório. Muitas vezes, também é necessário um assistente para organizar correspondência e outros materiais de comunicação. Dependendo do tipo de trabalho que o escritório realiza, um assistente de escritório pode ser solicitado a assinar pacotes e materiais importantes e direcioná-los para seus destinos apropriados.
O dever principal de qualquer assistente é ajudar outros trabalhadores e, portanto, as tarefas precisas que um assistente pode ser solicitado a desempenhar variam de acordo com o cargo. Por exemplo, em uma biblioteca, um assistente pode ser solicitado a aplicar códigos de barras aos livros, enquanto em uma escola um assistente pode ser solicitado a ajudar a distribuir combinações de armários. Nesta profissão, a flexibilidade é extremamente útil, principalmente se alguém estiver trabalhando temporariamente no escritório. O que um assistente administrativo faz principalmente é tornar o escritório um local mais fácil para trabalhar, e o assistente faz isso fazendo o que lhe é dito.