Um assistente de back office executa as tarefas necessárias para a administração de uma empresa, normalmente sob a supervisão de um gerente de back office ou, em pequenos escritórios, diretamente sob o profissional ou profissionais que oferecem serviços. O trabalho desse assistente depende muito do tipo de empresa em que ele trabalha. Em muitos escritórios, um assistente pode ser responsável por concluir as tarefas básicas ou mesmo avançadas de administração e contabilidade. Nos consultórios médicos ou odontológicos, os assistentes podem realizar trabalhos básicos de laboratório, preparar amostras para testes ou codificar registros médicos para cobrança de seguros.
Em muitas empresas, alguns trabalhadores podem ter a responsabilidade de trabalhar com clientes e clientes, bem como com o público em geral. Dizem que essa equipe trabalha no escritório da frente. Os membros da equipe que se concentram na prestação de serviços administrativos e de suporte que mantêm o negócio funcionando, mas que têm poucas relações com clientes e clientes, são considerados funcionários de back office. O número de funcionários e a variedade e complexidade de suas funções são diferentes em todos os escritórios. Se houver mais de um funcionário em um escritório específico, normalmente pelo menos uma pessoa atua como gerente, supervisionando o trabalho de outras pessoas. Se o back office consistir em vários departamentos diferentes, cada um trabalhando com um gerente diferente, um assistente de back office poderá executar uma gama relativamente estreita de tarefas nesse departamento.
Nas situações em que um back office desempenha funções administrativas, de TI e contábeis, cada assistente de back office pode se concentrar em ajudar o departamento a executar essas tarefas necessárias. Por exemplo, ele ou ela pode ser responsável por manter planilhas em todas ou algumas das finanças da empresa. O assistente reportaria ao gerente, que pode ser contador, controlador ou contador principal. Aqueles que realizam outros tipos mais gerais de tarefas do escritório podem se reportar a um gerente do escritório.
As qualificações para ser um assistente de back-office variam de acordo com as tarefas executadas e a natureza do escritório. Em muitos casos, espera-se que um assistente de back office que trabalhe na administração do escritório tenha pelo menos um diploma do ensino médio e experiência em trabalhar com vários tipos de software padrão de escritório. Aqueles que executam tarefas mais especializadas, como contabilidade, podem precisar de algum tipo de certificação ou educação no gerenciamento de planilhas. Os funcionários de consultórios médicos geralmente precisam ter habilidades e treinamento ainda mais especializados em áreas como trabalho de laboratório ou cobrança médica.