Le terme administration de bureau est le plus souvent utilisé en référence aux postes de soutien de bureau. Dans ce domaine, il existe une variété de postes avec différents niveaux de responsabilité. Alors que certains emplois d’administration de bureau fournissent un soutien administratif à des cadres, des gestionnaires ou des départements spécifiques exclusivement, d’autres aident le bureau dans son ensemble. À mesure que la définition de l’administration et le besoin d’assistance administrative grandissent, de nombreux titres d’emploi sont utilisés de manière interchangeable et varient d’un lieu de travail à l’autre.
Les emplois d’administration de bureau au niveau d’entrée comprennent généralement des responsabilités telles que l’ouverture, le tri et la distribution du courrier et le classement, la saisie, l’assemblage et l’impression de documents. Répondre au téléphone, accueillir les visiteurs entrants et se procurer des rafraîchissements pour les réunions et les déjeuners peuvent également être inclus dans une description de poste de niveau d’entrée. Les emplois de saisie de données et de centre d’appels du service à la clientèle sont également parfois inclus dans ce groupe. Les titres d’emploi peuvent inclure un commis à la réception, un réceptionniste, un assistant administratif junior ou un commis aux dossiers.
Les postes administratifs de niveau intermédiaire incluent souvent des responsabilités telles que répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique et téléphonique au nom de l’organisation, organiser des réunions et des déplacements pour le personnel, rédiger des procès-verbaux pendant les réunions et commander des fournitures de bureau. Selon la taille de l’organisation, certains bureaux peuvent employer un professionnel administratif de niveau intermédiaire dans chaque département, qui agit alors en tant que coordinateur de ce département. Ces emplois peuvent avoir des titres tels qu’assistant administratif, coordinateur administratif ou directeur de bureau.
Les postes d’administration de bureau senior traitent le plus haut niveau de responsabilité dans l’administration de bureau et impliquent le plus souvent de travailler en étroite collaboration avec des cadres ou d’autres membres de la direction. Dans les petites organisations, l’administrateur principal du bureau peut même gérer des responsabilités qui pourraient autrement nécessiter un service entier, telles que le marketing, les ressources humaines ou la comptabilité. Les responsabilités typiques incluent la gestion des itinéraires des cadres, la création de manuels et de documents pour les réunions, l’approbation des commandes de fournitures de bureau, la participation aux réunions à la place des cadres si nécessaire, la création de rapports de dépenses pour les cadres et le rôle de « gardien » et parfois de porte-parole d’un ou plusieurs cadres. En plus de travailler en étroite collaboration avec la direction, les cadres supérieurs peuvent également superviser le personnel administratif de niveau débutant et leur déléguer des tâches. Ces emplois peuvent porter des titres tels qu’assistant exécutif, coordinateur exécutif ou assistant administratif principal.