Le terme administration de bureau est le plus souvent utilis? en r?f?rence aux postes de soutien de bureau. Dans ce domaine, il existe une vari?t? de postes avec diff?rents niveaux de responsabilit?. Alors que certains emplois d’administration de bureau fournissent un soutien administratif ? des cadres, des gestionnaires ou des d?partements sp?cifiques exclusivement, d’autres aident le bureau dans son ensemble. ? mesure que la d?finition de l’administration et le besoin d’assistance administrative grandissent, de nombreux titres d’emploi sont utilis?s de mani?re interchangeable et varient d’un lieu de travail ? l’autre.
Les emplois d’administration de bureau au niveau d’entr?e comprennent g?n?ralement des responsabilit?s telles que l’ouverture, le tri et la distribution du courrier et le classement, la saisie, l’assemblage et l’impression de documents. R?pondre au t?l?phone, accueillir les visiteurs entrants et se procurer des rafra?chissements pour les r?unions et les d?jeuners peuvent ?galement ?tre inclus dans une description de poste de niveau d’entr?e. Les emplois de saisie de donn?es et de centre d’appels du service ? la client?le sont ?galement parfois inclus dans ce groupe. Les titres d’emploi peuvent inclure un commis ? la r?ception, un r?ceptionniste, un assistant administratif junior ou un commis aux dossiers.
Les postes administratifs de niveau interm?diaire incluent souvent des responsabilit?s telles que r?pondre aux demandes de renseignements par courrier ?lectronique et t?l?phonique au nom de l’organisation, organiser des r?unions et des d?placements pour le personnel, r?diger des proc?s-verbaux pendant les r?unions et commander des fournitures de bureau. Selon la taille de l’organisation, certains bureaux peuvent employer un professionnel administratif de niveau interm?diaire dans chaque d?partement, qui agit alors en tant que coordinateur de ce d?partement. Ces emplois peuvent avoir des titres tels qu’assistant administratif, coordinateur administratif ou directeur de bureau.
Les postes d’administration de bureau senior traitent le plus haut niveau de responsabilit? dans l’administration de bureau et impliquent le plus souvent de travailler en ?troite collaboration avec des cadres ou d’autres membres de la direction. Dans les petites organisations, l’administrateur principal du bureau peut m?me g?rer des responsabilit?s qui pourraient autrement n?cessiter un service entier, telles que le marketing, les ressources humaines ou la comptabilit?. Les responsabilit?s typiques incluent la gestion des itin?raires des cadres, la cr?ation de manuels et de documents pour les r?unions, l’approbation des commandes de fournitures de bureau, la participation aux r?unions ? la place des cadres si n?cessaire, la cr?ation de rapports de d?penses pour les cadres et le r?le de « gardien » et parfois de porte-parole d’un ou plusieurs cadres. En plus de travailler en ?troite collaboration avec la direction, les cadres sup?rieurs peuvent ?galement superviser le personnel administratif de niveau d?butant et leur d?l?guer des t?ches. Ces emplois peuvent porter des titres tels qu’assistant ex?cutif, coordinateur ex?cutif ou assistant administratif principal.