Pour devenir assistant de bureau administratif, une personne doit apprendre les tâches administratives et de bureau nécessaires pour aider le personnel et gérer un environnement de bureau professionnel. L’assistant de bureau administratif est l’un des emplois les plus importants dans un bureau. Il ou elle est nécessaire pour une variété de tâches qui assurent le bon fonctionnement du bureau et aident les gestionnaires et le personnel à faire leur travail efficacement.
Lorsque le poste d’assistant administratif a été créé pour la première fois, les tâches consistaient à taper et à répondre au téléphone. Au fil du temps, les tâches sont devenues beaucoup plus détaillées et étendues. Bien que l’assistant administratif du bureau soit toujours tenu de taper et de gérer les lignes téléphoniques, il ou elle doit également faire des choses comme la planification d’événements, faire des courses, commander des fournitures de bureau et bien plus encore. Une personne qui souhaite devenir assistante administrative trouvera que le travail est assez complexe.
Pour devenir assistant de bureau administratif, une personne doit d’abord développer des compétences de bureau. L’assistant doit être capable de taper rapidement, de prendre des dictées et d’utiliser des équipements de bureau tels que des télécopieurs, des copieurs et des scanners. La copie, l’étiquetage et le classement sont tous importants et aident l’assistant administratif à garder le bureau organisé.
L’assistant doit également devenir bon en résolution de problèmes. Les problèmes de gestion et de bureau sont souvent confiés à l’assistant. L’adjoint administratif doit apprendre à être multitâche afin de pouvoir gérer plusieurs projets simultanément.
Obtenir la bonne formation est également essentiel pour devenir assistant administratif. Un emploi d’assistant de niveau d’entrée n’est pas difficile à obtenir avec un diplôme d’études secondaires. Cependant, une personne s’en tirera beaucoup mieux et verra son salaire augmenter considérablement s’il est en mesure de terminer ses études collégiales. Il existe également des écoles techniques disponibles pour les assistants de bureau administratif qui souhaitent concentrer leur carrière sur des tâches administratives et obtenir une certification comme ayant une expertise technique dans le travail administratif.
Les écoles techniques peuvent aider un individu à acquérir les compétences logicielles nécessaires dont les assistants administratifs ont besoin. Un assistant administratif doit maîtriser les logiciels tels que les programmes de traitement de texte, les tableurs et les logiciels de présentation. Parfois, un logiciel spécialisé est utilisé, surtout si l’assistant travaille dans un cabinet juridique ou médical.
Dans de nombreux cas, les individus gravissent les échelons de l’entreprise pour devenir assistant de bureau administratif. Certains assistants commencent comme réceptionnistes et trouvent des opportunités de promotion au sein de l’entreprise. Malheureusement, il n’y a aucune garantie qu’une entreprise fera la promotion d’un individu et une personne doit en être consciente avant de décider d’occuper un poste inférieur dans une entreprise. Les bonnes décisions de carrière et les choix judicieux aideront une personne à devenir assistante administrative.