Un planificateur médical crée un horaire pour un cabinet médical ou une clinique, en équilibrant les besoins des patients avec ceux des prestataires de soins pour adapter les patients et ajuster l’horaire si nécessaire pour répondre aux urgences et autres événements. Les planificateurs médicaux travaillent au front office pour interagir avec les patients en personne et également gérer les communications téléphoniques et électroniques pour le bureau. Ce travail n’a pas d’exigences particulières, mais de bonnes compétences en relations humaines et en informatique sont généralement préférées.
Lorsqu’un patient contacte un cabinet médical pour un rendez-vous, le planificateur médical recueille des informations de base pour déterminer l’urgence du problème et faire une estimation de la durée nécessaire pour le rendez-vous. Le planificateur prend également note de toutes les procédures et équipements qui peuvent être nécessaires, comme une salle de radiographie ou une collecte de sang. Avec ces informations, le planificateur peut proposer au patient des heures de rendez-vous appropriées et prendre rendez-vous.
Les planificateurs médicaux peuvent envoyer des rappels, des courriels ou des cartes pour s’assurer que les patients savent quand venir. Ils gèrent les annulations et les reprogrammations, le cas échéant. Si un patient annule avec peu de préavis, le planificateur médical peut également noter que le patient doit être facturé pour le rendez-vous, si cela fait partie de la politique de la pratique. Dans le cas où les horaires commencent à prendre du retard en raison de longs rendez-vous ou de problèmes techniques, c’est le travail du planificateur médical de les remettre sur la bonne voie, en déplaçant les rendez-vous et en prenant d’autres mesures si nécessaire.
Dans certaines pratiques, un planificateur médical tire également des documents et des formulaires pour préparer les rendez-vous, et peut également disposer les fournitures. Dans d’autres, c’est la responsabilité des infirmières et autres techniciens qui préparent la clinique pour la journée. Le planificateur est également chargé de s’assurer que le personnel adéquat est disponible et coordonne les membres du personnel pour les informer de l’horaire quotidien. Si un patient a besoin d’une prise de sang, par exemple, le planificateur médical s’assure que les techniciens l’ont dans leur emploi du temps afin qu’ils soient prêts lorsque le patient arrive.
Aucune formation particulière n’est nécessaire pour travailler en tant que planificateur médical, bien qu’un bref cours de terminologie médicale et de pratiques commerciales puisse être utile. Une expérience antérieure en matière d’accueil et de service public est souvent utile pour les candidats, et des compétences telles que les capacités bilingues peuvent potentiellement être utiles lors d’une candidature. Le planificateur médical traite des informations confidentielles et peut avoir besoin de passer une vérification des antécédents ou d’accepter de signer des documents indiquant l’acceptation et la compréhension des politiques de confidentialité du bureau.