Un assistant de soutien au programme fournit un soutien administratif et de bureau complet dans le contexte d’un programme parrainé par une organisation ou une institution. En règle générale, il ou elle fournira divers services de soutien administratif de routine, tels que la gestion de la correspondance, les préparatifs de voyage et la tenue de dossiers. En outre, cependant, l’assistant de soutien peut également assumer la responsabilité de gérer les communications avec les clients, les recrues ou d’autres parties en dehors du programme. De plus, il peut être responsable de la rédaction de brochures, de bulletins et de rapports. Dans de nombreux cas, l’assistant de soutien au programme peut également être tenu d’avoir des connaissances approfondies en informatique, car il peut être responsable de la gestion des fichiers et des feuilles de calcul du programme et de la conduite d’un nombre important de recherches. Les responsabilités exactes varient généralement selon l’employeur et les connaissances et les compétences de l’assistant.
De nombreuses organisations gouvernementales et privées parrainent une variété de programmes qui peuvent nécessiter les services d’employés dévoués. Alors que les programmes qui ne disposent pas d’un financement important peuvent obliger les employés à effectuer leur propre travail administratif et de bureau, dans certains cas, il y a suffisamment d’argent dans le budget pour embaucher un assistant de soutien aux programmes. Les qualifications pour ce poste varieront selon l’organisation d’embauche, mais de nombreux gestionnaires d’embauche préfèrent embaucher un assistant ayant une expérience significative dans le travail administratif, de secrétariat ou de bureau. En outre, l’assistant peut être tenu d’avoir une expérience de travail avec divers types de logiciels de bureau et, dans certains cas, peut également avoir besoin d’avoir une bonne compréhension de diverses bases de données. Le ministère peut compter sur l’assistant de soutien au programme pour effectuer une quantité importante d’écriture et de recherche, ce qui peut signifier qu’un gestionnaire d’embauche voudra que l’assistant détienne un diplôme universitaire.
Dans certains contextes, un assistant de soutien au programme peut également participer à la formation des employés du programme ainsi que des clients. Comme l’assistant aura généralement une connaissance approfondie des opérations et des objectifs du programme, l’assistant de soutien peut être appelé à produire du matériel de formation et à orienter les nouvelles recrues et les clients vers les politiques et procédures du programme. Dans les situations où le programme a besoin de financement supplémentaire, de personnel ou d’autres types de soutien, l’assistant peut être invité à fournir des commentaires sur les besoins du programme et peut également être appelé à compiler de la documentation et des recherches qui peuvent être ajoutées. à la demande d’assistance.
Dans de nombreux cas, un assistant de soutien au programme peut avoir des responsabilités étendues dans le domaine de la gestion des voyages et des événements. En tant que tel, il peut souvent être utile pour l’assistant d’avoir une certaine connaissance des options de voyage locales et de la planification d’événements. L’assistant de soutien peut être tenu de prendre des dispositions pour les billets d’avion pour les invités ainsi que le transport local et l’hébergement à l’hôtel. En outre, elle peut également être amenée à travailler avec les gestionnaires de salles de réunion locales pour assurer le bon déroulement de la conférence.