Un secrétaire d’église s’occupe généralement de toutes les questions administratives d’une église, de la réponse au téléphone à la conception des bulletins, en passant par la copie et la gestion de la correspondance. Cependant, le travail est souvent bien plus que de jongler avec de la paperasse et de faire sonner des téléphones. La plupart des secrétaires doivent également être le visage de l’ensemble de l’organisation. Des connaissances de base sur l’église, sa structure et ses croyances sont souvent essentielles, car le secrétaire peut être appelé à répondre aux questions générales d’un large éventail de personnes.
Les spécificités de ce que fait un secrétaire d’église dépendent nécessairement des spécificités de l’organisation en question. La plupart du temps, cependant, les tâches administratives constituent l’essentiel du travail. Le secrétaire gère généralement le front office de l’église. Cela implique de maintenir le calendrier principal, de planifier des rendez-vous et de savoir comment joindre tout le personnel. Il ou elle doit être bien versé dans la programmation de l’église et doit savoir comment adresser des questions spécifiques du public.
Dans une certaine mesure, un secrétaire d’église doit être une ressource générale de l’église, à la fois pour les fidèles et pour le monde extérieur. À l’intérieur, il ou elle est responsable de la mise en relation des membres de l’église avec les pasteurs, de la gestion des inscriptions aux cours et aux événements, et de la publication et de la distribution des annonces. Cela inclut souvent la gestion des bases de données de courrier électronique ainsi que des dépliants et des bulletins imprimés.
Les secrétaires doivent également représenter l’église et sa programmation auprès du monde extérieur. Les nouveaux arrivants qui ont des questions sur les services ou les événements contactent généralement le secrétaire de l’église comme premier point de référence lorsqu’ils appellent. Le secrétaire doit être capable de répondre avec courtoisie et honnêteté aux questions sur l’église et ses politiques. Planifier des conseils pastoraux, fournir des faits sur la planification des mariages et des funérailles et répondre aux questions sur les croyances fondamentales de l’église relèvent tous de la description de poste du secrétaire de l’église.
Dans certaines églises, en particulier celles qui sont très grandes, un secrétaire d’église peut être affecté à un pasteur ou à un prêtre individuel. Ce genre de secrétaire d’église est à bien des égards comme un assistant personnel. Il ou elle gérera l’emploi du temps personnel du pasteur et recevra et enverra la correspondance au nom du pasteur. Le secrétaire interagira avec d’autres membres du personnel de l’église et assumera occasionnellement des tâches plus générales, comme aider à préparer des bulletins hebdomadaires, mais passe la majorité de chaque journée au service d’une seule personne. Les églises avec cette structure emploient généralement plusieurs secrétaires : souvent un pour chaque membre de la haute direction, et un ou plusieurs pour s’asseoir à la réception et traiter les demandes plus générales.
Tous les secrétaires doivent généralement travailler ensemble pour maintenir la cohérence, à la fois dans la sensibilisation et dans la gestion des tâches. Cela s’applique autant aux grandes églises avec plusieurs secrétaires qu’aux petites églises avec divers assistants administratifs à temps partiel travaillant ensemble pour couvrir le travail. Le bureau de l’église fait partie intégrante de la plupart des organisations religieuses, et le rôle principal des secrétaires est de s’assurer que ce bureau est efficient, efficace et utile.