Une secrétaire à domicile effectue diverses tâches administratives pour une autre personne ou une entité commerciale. Certaines entreprises proposent des services de secrétariat à domicile et ces entreprises emploient un grand nombre de secrétaires ou d’administrateurs expérimentés sur une base contractuelle. Les autres travaux des secrétaires à domicile sont des travailleurs indépendants qui ne sont pas affiliés à des entreprises de secrétariat.
En règle générale, une secrétaire à domicile répond aux appels et gère les problèmes des clients au nom d’un client. Le client peut faire transférer sa ligne téléphonique vers la ligne d’accueil de la secrétaire, mais dans d’autres cas, le client fournit aux clients le propre numéro de la secrétaire. Comme toute assistante administrative, une secrétaire à domicile doit prendre les messages et transmettre les appels importants au client. En règle générale, le client assure la liaison avec la secrétaire tout au long de la journée et fournit à la secrétaire des instructions détaillant les appels du client à transférer et les heures de la journée où le client ne sera pas joignable.
Les secrétaires à domicile acceptent et répondent également aux e-mails au nom d’un client. Comme pour les appels téléphoniques, les e-mails urgents peuvent être transmis directement au client tandis que les messages moins importants peuvent être enregistrés et répondus à une date ultérieure. Certains clients peuvent organiser des conférences téléphoniques avec leur secrétaire au cours desquelles le client dictera des courriels que la secrétaire devra ensuite composer et envoyer aux clients. De plus, une secrétaire à domicile peut également avoir à rédiger et à poster des lettres au nom d’un client.
Certaines petites entreprises ont également besoin de secrétaires pour gérer les tâches administratives liées aux sites Web de l’entreprise. Le client engage normalement un programmeur pour configurer le site, mais la secrétaire peut recevoir des informations de connexion et être invitée à mettre à jour les informations du site Web quotidiennement ou hebdomadairement. Lorsqu’une entreprise organise une promotion, le secrétaire peut être amené à placer les détails de la promotion sur le site Web de l’entreprise ainsi qu’à rédiger et envoyer des courriels promotionnels.
Les propriétaires de petites entreprises doivent souvent organiser des réunions en face à face avec leurs clients pour négocier des contrats de vente et de service. Dans de nombreux cas, une secrétaire à domicile peut organiser ces réunions en assurant la liaison avec les partenaires commerciaux et les clients potentiels du client. Normalement, les secrétaires ont accès au calendrier ou au planificateur en ligne du client afin que la secrétaire puisse enregistrer les détails de ces réunions.
Les qualifications pour une secrétaire à domicile varient en fonction des besoins du client. En règle générale, une secrétaire doit avoir de bonnes compétences en dactylographie et en service à la clientèle. Certaines entreprises qui embauchent des secrétaires exigent que les travailleurs contractuels aient suivi une formation professionnelle dans un collège ou dans des écoles de formation en secrétariat. Les clients qui traitent avec des clients étrangers peuvent avoir besoin du travail des secrétaires à domicile pour avoir des compétences en langue seconde.