Une secr?taire de voyage travaille ? titre administratif dans une agence ou une soci?t?. Il ou elle peut ?galement ?tre appel? un assistant de bureau de voyage. Les secr?taires de voyage coordonnent les plans de voyage pour les clients sous la supervision d’un agent, r?pondent souvent aux t?l?phones et servent les clients. Si une secr?taire organise des voyages pour les dirigeants d’entreprise, elle pr?pare ?galement g?n?ralement des itin?raires ou des horaires de voyage.
Dans une agence de voyages, les secr?taires sont souvent charg?es de suivre les exigences en mati?re de licences et d’autres documents n?cessaires au maintien de l’entreprise. Bien qu’une secr?taire aux voyages puisse r?pondre au t?l?phone et distribuer le courrier, elle conseille ?galement les clients et doit comprendre tous les aspects de l’industrie du tourisme. Cette connaissance approfondie aide ? r?soudre les probl?mes des personnes essayant de coordonner les vols et les h?tels. Certaines secr?taires de voyage aident ? cr?er des brochures d’information ? l’usage des clients.
S’ils travaillent pour des entreprises, les secr?taires de voyage organisent souvent tous les d?tails des d?placements des cadres. Une secr?taire aux voyages d’affaires peut s’occuper de la planification des salons et conventions. Essayer d’?conomiser de l’argent pour l’entreprise lors de la r?servation des chambres et du transport est une consid?ration pour la plupart des secr?taires de voyages d’affaires.
Les ?coles professionnelles ou les coll?ges communautaires ont souvent des programmes li?s aux types de voyages de carri?res de secr?taire, bien que ces programmes puissent ne pas ?tre offerts aussi fr?quemment que d’autres types de sp?cialit?s de secr?tariat telles que le droit et le m?dical. Les programmes scolaires peuvent inclure une section de stage dans laquelle un ?tudiant effectue un stage en tant que secr?taire de voyage. Les programmes de secr?tariat de voyage sont disponibles en ligne ainsi qu’en personne. Ces programmes durent g?n?ralement moins d’un an et comprennent souvent plusieurs examens qui doivent ?tre r?ussis afin de recevoir un certificat.
Les logiciels de r?servation de voyages doivent ?tre ma?tris?s par les secr?taires. Une secr?taire de voyage doit avoir d’excellentes comp?tences en informatique et ?tre capable de coordonner de nombreux d?tails. Par exemple, si plusieurs compagnies a?riennes sont n?cessaires pour le voyage d’un client, le secr?taire doit inclure des instructions pour les vols de correspondance. La planification des connexions avec un temps d’attente minimal est ?galement n?cessaire pour un bon service client.
Les personnes qui sont secr?taires de voyage peuvent travailler ? temps plein ou ? temps partiel. Ils peuvent voyager occasionnellement pour des r?unions d’affaires ainsi que pour leurs vacances personnelles. L’?tablissement de bonnes relations de travail avec d’autres acteurs de l’industrie du voyage, tels que les repr?sentants des compagnies a?riennes et les voyagistes, peut aider les secr?taires ? cr?er des forfaits touristiques ? valeur ajout?e pour les clients. Dans cet effort, ils aident les agents de voyages ? faire en sorte que leur agence propose aux clients les meilleures offres et options de voyage possibles. Dans certaines agences, une secr?taire aux voyages peut se sp?cialiser dans un domaine, comme les voyages de vacances, tandis qu’un agent peut g?rer d’autres forfaits.