Une adjointe administrative peut travailler directement sous un administrateur principal ou elle peut travailler comme adjointe ? une ?quipe d’administrateurs. Ce poste existe dans de nombreux domaines et industries, du militaire ? la conception architecturale. Les responsabilit?s d’assistant administratif comprennent souvent des t?ches de bureau, mais peuvent impliquer des t?ches plus sp?cialis?es dans certaines industries.
Passer beaucoup de temps sur l’ordinateur fait souvent partie du travail d’un assistant administratif. Il est probable qu’elle fera beaucoup de dactylographie. Les documents qu’elle peut taper pourraient inclure des rapports ou de la correspondance d’un cadre sup?rieur ? un tiers. Parfois, elle peut taper ? partir de brouillons ou de notes qui lui sont fournies. ? d’autres moments, elle peut ?tre amen?e ? r?diger elle-m?me les documents.
Les responsabilit?s d’adjoint administratif peuvent ?galement inclure la r?vision du travail qui a ?t? produit par d’autres. Certains cadres sup?rieurs exigent de leurs adjoints administratifs qu’ils lisent des documents et des rapports r?dig?s par d’autres membres du personnel. Il peut ?tre n?cessaire que l’assistant administratif souligne les erreurs ou les domaines o? la langue est trop technique pour un public g?n?ral.
R?pondre aux demandes, aux demandes de renseignements et aux plaintes peut ?galement faire partie de la liste des responsabilit?s de l’assistant administratif. Les administrateurs sup?rieurs sont souvent trop occup?s pour communiquer avec tous ceux qui ont besoin d’attention. Leurs assistants les soulagent g?n?ralement de ces fardeaux en r?pondant aux e-mails, en filtrant les appels et en lisant leur courrier.
La planification est une autre t?che g?n?ralement attribu?e ? un assistant administratif. De nombreux cadres sup?rieurs comptent sur leurs assistants pour les garder organis?s. L’assistant est souvent celui qui planifie les r?unions, les rendez-vous et les entretiens. Bien que la hors-cadre soit son sup?rieur, l’adjointe peut ?tre amen?e ? sugg?rer fortement que certaines activit?s soient faites ? un certain moment ou report?es ? une date ult?rieure.
Puisqu’une hors-cadre ne peut pas ?tre partout o? elle doit ?tre, les responsabilit?s d’adjointe administrative peuvent inclure le r?le de rempla?ant. Il est courant que les adjoints administratifs soient tenus d’assister ? des r?unions et d’informer le cadre sup?rieur par la suite. L’assistant peut ?galement ?tre amen? ? rencontrer certains clients ou partenaires commerciaux. Elle peut ?tre habilit?e ? prendre certaines d?cisions au nom de son sup?rieur ou elle peut simplement ?tre oblig?e de relayer les points saillants de la discussion.
Une adjointe administrative peut ?galement constater qu’elle doit faire beaucoup de recherches. Cela pourrait ?tre une partie r?guli?re de ses fonctions ou une demande occasionnelle. Les administrateurs principaux sont souvent responsables de divers rapports, projets et propositions qui doivent ?tre termin?s dans certains d?lais. Il peut leur ?tre impossible de rassembler toutes les informations dont ils ont besoin et de composer le mat?riel requis.
D’autres responsabilit?s d’assistant administratif peuvent sembler ?tre des t?ches subalternes. Lorsqu’il y a des r?unions du conseil d’administration, un adjoint administratif peut ?tre amen? ? organiser le d?jeuner. On peut lui demander de pr?parer ou d’apporter du caf? en cas de besoin. Des t?ches telles que se rendre au bureau de poste, signer pour les livraisons et classer peuvent ?galement lui ?tre confi?es.
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