Les assistants administratifs assistent le plus souvent les gestionnaires, les directeurs, les vice-présidents et le personnel de niveau C dans des tâches telles que la planification, les communications, la production de documents, les voyages et les tâches de bureau. Ils peuvent également aider un service entier avec ces types de tâches. Lors d’un entretien, le responsable du recrutement posera généralement des questions portant sur les compétences techniques, les compétences générales, l’expérience antérieure et le style de travail personnel du candidat.
Les compétences techniques courantes des assistants administratifs comprennent les programmes de traitement de texte et de tableur, des compétences légères en comptabilité et certaines compétences en rédaction. Certains postes peuvent nécessiter des compétences spécifiques supplémentaires. Par exemple, l’adjoint administratif d’un doyen de l’éducation peut avoir besoin de se familiariser avec les règles de la publication universitaire, et l’adjoint du directeur général d’un hôpital peut avoir besoin de se familiariser avec la terminologie médicale de base. Les questions d’entrevue de l’assistant administratif seront souvent conçues pour découvrir les compétences de la personne interrogée dans ces domaines. On peut également demander à la candidate avec quels types de programmes informatiques elle a travaillé ou combien d’années d’expérience elle possède dans un certain domaine de compétence.
Les responsables du recrutement poseront également des questions d’entrevue à l’assistant administratif qui explorent les compétences générales du candidat. Cela inclut des domaines tels que l’organisation et la communication interpersonnelle. Par exemple, un adjoint administratif départemental peut avoir besoin de gérer les horaires de plusieurs personnes avec des fonctions différentes et des styles de travail différents. Dans ce cas, le responsable du recrutement peut poser des questions sur la capacité du candidat à obtenir les informations nécessaires auprès des sur- et sous-communicateurs avec un minimum de frictions sur le lieu de travail.
De nombreuses questions d’entrevue d’assistant administratif sont centrées sur l’expérience, car le passé offre la preuve des capacités d’un candidat. Ces questions peuvent porter sur des domaines de compétences techniques ou non. Par exemple, un responsable de la recherche et du développement de haut rang aura besoin d’un assistant administratif à qui l’on peut confier des informations sensibles ou confidentielles, il peut donc demander au candidat de détailler son expérience passée avec des informations similaires. Un assistant administratif pour un poste ou un département nouvellement créé peut avoir besoin de créer un système de classement fonctionnel à partir de zéro, de sorte que le responsable du recrutement peut demander au candidat de raconter un moment où elle a accompli une tâche similaire.
Les gestionnaires et leurs adjoints administratifs travaillent souvent en étroite collaboration pour atteindre un objectif commun, il est donc souvent essentiel que leurs styles de travail soient complémentaires. Un gestionnaire qui se sait mal organisé recherchera souvent un assistant administratif extrêmement organisé et qui n’a pas peur de le garder au travail. Un gestionnaire qui a tendance à être capricieux ou qui a des compétences de communication moins que parfaites choisira fréquemment un assistant administratif qui n’est pas affecté par ses sautes d’humeur et capable de lisser les plumes des personnes qu’il peut contrarier. Un gestionnaire qui voyage beaucoup aura besoin d’un assistant capable de fonctionner efficacement avec très peu de supervision directe.
Les candidats doivent s’attendre à répondre à des questions d’entrevue d’assistant administratif qui traitent également de leurs motivations personnelles et de leurs préférences en matière de style de travail. C’est tellement important qu’il sera souvent le facteur décisif entre des candidats également qualifiés. Un candidat avec un style de travail complémentaire peut même être choisi plutôt qu’avec plus d’expérience ou d’éducation.