In parole povere, un report finanziario del progetto è un documento che definisce le prestazioni complessive di un progetto, il suo intervallo di tempo e il suo budget. Molte aziende e aziende li utilizzano per tenere traccia della redditività e delle spese di vari sforzi e sono anche utili per i governi e altre organizzazioni. Le specifiche di ciò che è coinvolto di solito variano leggermente a seconda della natura del progetto in questione, ma nella maggior parte dei casi gli elementi principali di tutti i rapporti sono più o meno gli stessi: tutti definiscono le entrate e le spese di base, ad esempio, oltre a definire modalità di assegnazione; la maggior parte delle volte identificano anche gli obiettivi e le aspettative generali del progetto andando avanti. Le relazioni sono spesso richieste da soggetti esterni che hanno un interesse finanziario nei progetti descritti, e in molti casi il successo e il continuo finanziamento delle imprese dipende dal fatto che gli investitori siano soddisfatti o meno dei numeri e delle statistiche trasmesse. A volte i rapporti sono inclusi nella relazione annuale più ampia di una società, che normalmente viene fornita agli azionisti, ma di solito può anche essere richiesta e pubblicata in modo indipendente. La tempistica dipende solitamente da quando il progetto è finito o, in alternativa, quando i principali investitori desiderano un rapporto sullo stato di avanzamento.
Comprensione dei rendiconti finanziari e delle relazioni in generale
I rendiconti finanziari sono fondamentali per tutte le attività aziendali, grandi o piccole, a scopo di lucro o meno. Ci sono molti tipi diversi, in gran parte per allinearsi con molti obiettivi diversi. Un rendiconto di profitti e perdite, noto anche come resoconto delle entrate e delle spese o delle entrate e delle spese, è un esempio; un altro è un bilancio o un rapporto sul saldo del conto. Un rapporto sul flusso di cassa è meno comune nelle entità più piccole e raramente creato da individui.
Nella maggior parte dei casi, l’elemento che rende unico un report finanziario specifico di un progetto è la sua portata. Tutti e tre i tipi fondamentali di rendiconti finanziari possono essere utilizzati in modo ampio o specifico e tutti possono essere inclusi in un report di progetto se utilizzati per dettagliare le prospettive o le prestazioni di un progetto specifico e isolato.
Specifiche di quali rapporti di progetto devono essere dettagliati
Un tipico report finanziario del progetto di solito include una narrazione scritta per informare il lettore degli obiettivi e dei progressi del progetto. Questa parte della relazione discuterà anche i superamenti del progetto e i problemi che incidono sulle prestazioni finanziarie. Normalmente è incluso anche il rapporto su quanto denaro è stato guadagnato o perso durante un particolare periodo di tempo, come tale guadagno o perdita è apparso nei vari conti e quanto denaro proveniva da attività generatrici di entrate, attività di investimento e prestiti. Molto di questo varia a seconda del progetto stesso, con sforzi più lunghi e complessi che richiedono di più. Tuttavia, gli elementi principali inclusi sono generalmente piuttosto coerenti.
Ricavi e costi
Di solito è necessario allocare ricavi e spese in modo molto preciso nella contabilità di progetto. Le entrate devono essere direttamente associate al progetto, ad esempio. Nella maggior parte dei casi le spese saranno classificate in due grandi gruppi: spese dirette e indirette.
Le spese dirette sono sostenute esclusivamente a causa delle attività del progetto, come la manodopera e le forniture del progetto. Le spese indirette sono condivise con altri progetti o attività. Questi includono la gestione al di sopra della gestione del progetto e diverse funzioni di supporto, come il controllo della qualità o il marketing.
L’allocazione dei costi indiretti è spesso un po’ più complicata. Sebbene ci siano standard per l’allocazione sviluppati da professionisti della contabilità, questi possono essere aperti al dibattito. Un esempio di tale dibattito sui costi è il modo corretto di allocare il tempo di un responsabile del reparto non di supporto del progetto con diverse persone tecniche assegnate a vari project manager per il controllo della qualità. Se il responsabile del controllo qualità non ha effettivamente bisogno di rivedere il lavoro svolto dal suo dipendente, se deve ancora dedicare parte del suo tempo alla gestione del dipendente a causa dei costi indiretti di fornitura di spazi per uffici, assunzione, formazione e altri costi di gestione associati mettere il dipendente tecnico a disposizione del progetto è alquanto controverso: alcuni rapporti lo includono mentre altri no.
Definire l’ambito più ampio
Un’altra preoccupazione nella revisione di un report finanziario di progetto è la definizione dell’ambito del progetto. I progetti spesso vengono ampliati o riprogrammati o subiscono un cambiamento nei livelli di finanziamento. La dichiarazione di lavoro che descrive il lavoro da eseguire, la pianificazione e il costo deve essere rivista in modo tempestivo. Questa attività di lavoro ampliata dovrebbe essere chiaramente indicata nella parte scritta della relazione finanziaria del progetto in modo che l’efficacia e il successo del progetto possano essere chiaramente determinati.
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