Gli incontri online sono incontri che si svolgono utilizzando Internet come mezzo di comunicazione in tempo reale. Anziché riunire i partecipanti alla riunione in un luogo fisico, il World Wide Web viene utilizzato per creare un luogo di incontro virtuale a cui è possibile accedere con le credenziali di accesso appropriate. A seconda della piattaforma software utilizzata per la riunione online, i partecipanti potrebbero essere in grado di comunicare con il facilitatore o il presidente in diversi modi.
Uno dei modi più comuni ed economici per tenere riunioni online è sfruttare la possibilità di creare una chat room privata con una sovrapposizione audio. In questa applicazione, ogni partecipante crea un account con il provider della chat room. Il presidente crea la chat room privata e invita i partecipanti ad entrare nella stanza. Una volta che tutti sono riuniti, l’incontro può avvenire digitando messaggi nella chat comune o utilizzando la funzione audio in combinazione con altoparlanti e microfoni collegati al computer desktop o laptop di ciascun partecipante. Sebbene l’interazione sia limitata, di solito non ci sono costi associati a questa opzione e se la comunicazione verbale è sufficiente per condurre correttamente la riunione, l’utilizzo di una chat room funzionerà molto bene.
Per riunioni online più solide, l’utilizzo di un fornitore di servizi di web conferencing può essere un’opzione. Con una conferenza Web, normalmente è possibile comunicare verbalmente tramite una connessione di audioconferenza che funziona indipendentemente dalla parte visiva della conferenza. I facilitatori possono condividere presentazioni di diapositive, fogli di calcolo e altri documenti con il gruppo pubblicandoli nella finestra di visualizzazione.
Con la maggior parte delle riunioni online di questo tipo, il facilitatore può inserire gli altri partecipanti in quella che è nota come modalità di solo ascolto; cioè, possono sentire ciò che dice il facilitatore ma non possono rispondere verbalmente. La maggior parte dei servizi di conferenza web consente ai partecipanti di inviare domande e commenti al facilitatore tramite un’interfaccia che solo il facilitatore può vedere. Questo approccio spesso funziona bene quando è necessario fare una presentazione formale. Quando il facilitatore è pronto per l’interazione verbale, normalmente c’è la possibilità di rendere completamente interattive tutte le connessioni alla conferenza, o di consentire ai partecipanti di essere riconosciuti e di poter porre una domanda o rispondere in altro modo verbalmente al facilitatore.
Le riunioni online hanno diversi vantaggi. Innanzitutto, è possibile tenere una riunione con un preavviso molto breve. Le persone non devono organizzare il viaggio per una riunione fisica o bloccare il tempo di viaggio da e per la riunione. In secondo luogo, la distanza non diventa un problema. I partecipanti possono partecipare a riunioni online indipendentemente da dove si trovino nel mondo. In terzo luogo, le riunioni online portano la comodità di un’audioconferenza a nuovi livelli consentendo anche l’interazione visiva. Molti servizi di riunioni online consentono di sfruttare funzionalità quali collaborazione, più presidenti e siti di riunioni protetti da password.
Non c’è dubbio che le riunioni online in formati gratuiti ea pagamento possono far risparmiare alle aziende un sacco di tempo e denaro. Allo stesso tempo, le organizzazioni senza scopo di lucro e religiose possono anche utilizzare gli incontri online con grande vantaggio, sia per scopi interni che per comunicare efficacemente con sostenitori o aderenti all’organizzazione.