Las empresas utilizan los programas de incentivos para viajes para recompensar a los clientes, clientes potenciales y empleados con viajes gratuitos o de costo reducido. Por lo general, los programas de incentivos de viaje implican la compra de certificados de viaje de una agencia de viajes de terceros que luego se otorgan al cliente o empleado. Estos certificados se pueden canjear por vacaciones completas, habitaciones de hotel o transporte. En algunos casos, el destinatario debe pagar ciertos costos o cumplir con ciertas restricciones antes de hacer uso del certificado de viaje. Las recompensas de incentivos de viaje más valiosas suelen tener pocas restricciones y, por lo general, los destinatarios no tienen que pagar tarifas adicionales.
Muchas empresas quieren recompensar a sus empleados que cumplen ciertos objetivos con viajes y vacaciones gratis. Dado que muchas de estas empresas no están relacionadas con los viajes, no están configuradas para organizar vacaciones. Sin embargo, hay muchas empresas de viajes que se especializan en ofrecer programas de incentivos de viaje en los que el empleador compra un certificado de viaje que el empleado puede canjear por viajes. El empleado puede hacer todos los arreglos con la compañía de viajes que proporciona los certificados. Este tipo de programa de motivación de los empleados reduce las molestias para el empleador al tiempo que proporciona al empleado incentivos de viaje de calidad.
Existen programas similares para empresas que desean ofrecer programas de recompensas a los clientes o desean atraer nuevos clientes. Los programas de incentivos de viaje diseñados para brindar recompensas a los clientes pueden permitirles elegir una variedad de ofertas de viajes según la cantidad de negocios que realicen con la empresa en un año determinado. Algunas empresas que venden artículos de alto precio pueden ofrecer programas de incentivos de viaje a clientes potenciales, otorgando a las personas y familias un premio por visitar la sala de exposición o la oficina de la empresa o asistir a una presentación. Por ejemplo, muchas empresas de tiempo compartido para vacaciones atraen a los prospectos con la oferta de un certificado de viaje sin importar si el prospecto realmente compra un tiempo compartido.
Algunos programas de incentivos de viaje ofrecen viajes completamente prepagos que el destinatario puede canjear en cualquier momento con pocas o ninguna restricción. Estos certificados de viaje generalmente cuestan al comprador más que los certificados que requieren que los destinatarios paguen parte del costo del viaje o que restringen drásticamente la usabilidad del certificado. La ventaja de usar estos certificados de mayor costo es que es más probable que el empleado o cliente use el certificado, lo que aumenta su valor para el destinatario y fomenta la lealtad a la empresa que ofrece la recompensa del viaje. Muchas personas encuentran que los certificados de menor costo que imponen tarifas o restricciones significativas son considerados inútiles por los destinatarios y no son efectivos para motivar el desempeño laboral o las compras de los clientes.