La captura de llamadas es un dispositivo tecnológico que las empresas y los profesionales pueden utilizar para administrar las llamadas entrantes. El dispositivo tecnológico captura la información de la persona que llama. La tecnología o el programa de software también es parte del marketing de la empresa porque le permite rastrear de dónde provienen las llamadas en sus esfuerzos de marketing y publicidad y mover a las personas que llaman a través de los canales adecuados del embudo de ventas o marketing.
Por ejemplo, un agente inmobiliario puede utilizar diferentes números de identificación que le asignan a cada una de sus propiedades. Cuando el agente coloca el letrero de venta en el patio de la propiedad, el letrero incluye el número de teléfono de captura de llamada que pertenece a esa propiedad específica.
Cuando la persona que llama marca el número de captura de llamada, la tecnología primero recopila el nombre y el número de llamada entrante de la persona que llama. Esto proporciona información al agente o la empresa que está utilizando el programa de captura de llamadas para posteriores esfuerzos de marketing y seguimiento. En segundo lugar, permite a la persona que llama escuchar información pregrabada que pertenece específicamente a esa propiedad.
Por lo general, el software permite a la persona que llama omitir esta información si así lo desea. Al final del mensaje, la persona que llama tiene la opción de hablar con el agente, dejar un mensaje o cualquier otra opción que el agente elija ofrecer.
Los sistemas y el software de captura de llamadas pueden funcionar para cualquier tipo de producto o servicio. Otra forma de utilizar la captura de llamadas es probando las diferentes formas de publicidad que utiliza la empresa. La empresa puede crear un número de captura de llamadas para un anuncio impreso en un periódico que haya colocado y luego asignar un número de llamada entrante completamente diferente para una valla publicitaria que hayan colocado en una carretera cercana. El programa de software también puede proporcionar pistas sobre los tipos de clientes atraídos por el negocio o la publicidad, incluidos códigos de área o códigos postales específicos.
El sistema de captura de llamadas no solo puede ver qué promoción atrae más atención, sino que cuando los representantes de ventas hacen un seguimiento de las personas que llaman, esto también permite que la empresa calcule su tasa de conversión. En otras palabras, le permite a la empresa calcular cuántas de las llamadas telefónicas que provienen de la captura de llamadas que la empresa puede vender un servicio o producto.