Un addetto alla reception è qualcuno in una posizione di segreteria e segretaria che coinvolge il servizio come volto e voce di un’azienda, coordinando al contempo la comunicazione tra i clienti di un’azienda e i suoi dipendenti. In una società immobiliare, un receptionist immobiliare deve esibire eccellenti capacità telefoniche e un’attenzione ai dettagli richiesta dalla natura del business. I requisiti educativi per questa posizione includono il minimo di un diploma di scuola superiore, mentre molti hanno una formazione aggiuntiva. Insieme, le responsabilità della receptionist possono essere approssimativamente classificate come servizio clienti, impiegate, organizzazione; lui o lei può anche agire in alcune vesti ufficiali, come agire come notaio per determinati documenti.
Il servizio clienti e le eccellenti capacità telefoniche sono alcune delle principali responsabilità di questa posizione. Un receptionist immobiliare è spesso il primo contatto ufficiale di un cliente con un ufficio immobiliare, anche se è solo sotto forma di voce. In un ufficio solista o multi-agente, un receptionist immobiliare tiene il passo con le posizioni degli agenti, gli elenchi e lo stato dei contratti. Prende messaggi dalle parti coinvolte – potenziali acquirenti, venditori, società di proprietà, studi legali e altri agenti – e li trasmette alle persone appropriate. Gli addetti alla reception tengono anche traccia dei molteplici appuntamenti necessari nel settore immobiliare, avvisando le parti coinvolte per garantire il regolare svolgimento dell’attività.
A seconda delle dimensioni dell’ufficio immobiliare e del numero di agenti immobiliari che esercitano al suo interno, un addetto alla reception immobiliare può anche essere responsabile delle funzioni di base e dell’elaborazione testi. Queste attività possono includere contratti di battitura a macchina per acquirenti o venditori e gestione della corrispondenza delle agenzie in uscita. Può anche essere responsabile dell’aggiornamento degli elenchi di case per la pubblicazione, online o su un giornale; in alcuni uffici, la responsabilità del receptionist immobiliare può estendersi anche all’aggiornamento del sito Web di un’agenzia e anche degli elenchi online. Le funzioni di segreteria potrebbero includere anche l’organizzazione e l’ordinazione di forniture per ufficio generali, nonché quelle relative al commercio come segnaletica esterna, brochure di destinazione e biglietti da visita. Gli addetti alla reception sono spesso responsabili anche della ricezione e dell’ordinamento della posta in arrivo a specifici agenti, al responsabile dell’ufficio o al proprietario dell’agenzia e al contabile dell’ufficio per eventuali spese delle società dovute.
La maggior parte degli impiegati in questo ruolo ha un diploma di scuola media superiore. Molti receptionist hanno un background educativo nelle competenze di segreteria e una percentuale significativa ha certificati o titoli associati in un’area correlata. Sebbene una certificazione come agente immobiliare di solito non sia necessaria, può anche essere utile per i candidati che si candidano a queste posizioni.