La elección del mejor organizador de archivos depende de los tipos y la cantidad de archivos que necesite organizar. Para algunas personas, un archivador pequeño o incluso un cajón de escritorio con separadores puede ser una forma eficaz de organizar los archivos. Otras personas necesitarán un archivador designado más grande, una serie de archivadores o un sistema de archivo con estantes de estantes. El archivo digital es otra opción que puede liberar una gran cantidad de espacio en una oficina, como escanear documentos en una computadora, organizarlos en archivos virtuales y triturar y reciclar las copias antiguas en papel.
Muchas personas descubren que si tienen un cajón de escritorio lo suficientemente profundo, puede funcionar perfectamente como organizador de archivos. Se pueden comprar separadores o incluso carpetas de archivos colgantes en las tiendas de suministros de oficina, y se pueden guardar de manera organizada en el cajón sin dejar de ser muy fácil de acceder. Una colección más grande de archivos puede requerir la compra de uno o más archivadores dedicados, que generalmente están disponibles en versiones de aluminio muy económicas en las tiendas de suministros de oficina. También hay disponibles gabinetes de madera que pueden contener carpetas colgantes, aunque tienden a ser mucho más pesados y costosos. Un organizador de archivos diseñado para uso doméstico a menudo está disponible en colores neutros, como el beige, para integrarse mejor con el entorno.
Las oficinas más grandes pueden comprar una serie de archivadores más grandes para almacenar varios archivos. Los estantes montados en la pared también pueden funcionar como un sistema de organización de archivos y es un método popular para los consultorios médicos, donde es importante acceder a los archivos de forma rápida y sencilla. Es posible que los consultorios médicos no puedan digitalizar completamente los archivos, pero otros tipos de consultorios pueden encontrar que pueden eliminar la necesidad de un organizador de archivos voluminoso en el consultorio si comienzan a convertir archivos a versiones digitales.
La tecnología permite escanear documentos y archivos en una computadora y luego acceder a ellos electrónicamente. Una computadora puede funcionar muy bien como organizador de archivos, lo que facilita la búsqueda de documentos específicos y reduce el uso de papel y espacio en una oficina. Las bases de datos de archivos también son mucho más fáciles de actualizar y administrar que intentar actualizar cientos o incluso miles de archivos en papel si es necesario realizar cambios; además, se pueden buscar fácilmente con casi cualquier criterio. La organización de archivos digitales también es a menudo un gran método para uso doméstico, y todo lo que requiere es la compra de un escáner para convertir documentos en versiones digitales.