El software de cajero también se conoce como software de punto de venta o POS. Este tipo de software está integrado en casi todas las cajas registradoras modernas que se utilizan en la actualidad. El software de cajero es un producto en crecimiento en el mercado de software, ya que los programas se han expandido desde una funcionalidad de cálculo simple hasta sistemas de recopilación de datos basados en bases de datos.
Este producto ha evolucionado con el tiempo y ahora hay tres funciones incluidas en la mayoría del software de caja: cálculo, seguimiento de inventario y análisis de ventas. El software de cajero ahora se utiliza para transacciones de ventas tradicionales y en línea. Un sistema integrado para ambos tipos de tiendas proporciona un seguimiento mejorado y la capacidad de evaluar el comportamiento y las preferencias del cliente.
El aspecto de cálculo de este tipo de software es bien conocido. Hay dos métodos de entrada para el precio unitario de cada producto: entrada de datos o actualización automática mediante lectura de códigos de barras. La entrada de datos ocurre cuando el cajero ingresa el precio de cada artículo; este proceso ha disminuido sustancialmente desde mediados de los años ochenta.
El escaneo de códigos de barras se usa ampliamente, ya que reduce significativamente la tasa de error y permite que las tiendas rastreen más información. Cuando se agrega un producto al inventario de la tienda, el código de barras se ingresa en el software del cajero principal, junto con el precio unitario, la categoría, el proveedor y la descripción del artículo. Cuando se compra el producto, se escanea y el precio y la descripción se imprimen automáticamente en el recibo. El recibo proporciona la descripción del artículo para el cliente, junto con los ahorros, si el artículo está en oferta.
Las ventas por Internet o basadas en la web son un proceso iniciado por el cliente. El cliente selecciona los productos que desea comprar y los agrega al carrito de compras en línea. Una vez que se procesa el pago, los niveles de inventario disminuyen para reflejar la venta. Además de la información básica, todas las ventas en línea requieren la dirección del cliente y el método de pago. Esta información se utiliza para análisis y revisión de datos.
Los registros de inventario se actualizan en función del número de unidades vendidas, lo que proporciona un seguimiento preciso y la capacidad de integrar de cerca los puntos de reorden y administrar los niveles de existencias con precisión. Cuando se recibe un nuevo envío, el muelle de carga escanea el código de barras del producto e indica la cantidad recibida. La verificación periódica del inventario confirma las existencias disponibles y proporciona un control para evaluar la cantidad de mermas que está experimentando la empresa.
Según los datos recopilados por el software, la tienda ahora puede completar el análisis de ventas y actividad. El análisis de ventas se puede utilizar para determinar la respuesta del cliente a las ofertas de nuevos productos y los precios de venta, así como la venta de productos competidores y complementarios. Los niveles de personal de la tienda también se pueden modificar para que coincidan con las horas pico y minimizar los gastos generales.