Um plano de reembolso é uma estratégia estruturada para reembolsar indivíduos que incorreram em despesas em nome de outra entidade. O exemplo mais comum desse tipo de plano refere-se à cobertura de despesas incorridas pelos funcionários no cumprimento de suas responsabilidades profissionais. Planos desse tipo permitem garantir que o funcionário seja reembolsado em tempo hábil, ao mesmo tempo em que auxiliam o empregador a manter registros precisos de todo o custo associado ao desempenho de uma determinada tarefa.
Os planos de reembolso podem ser estruturados em responsabilizáveis e não responsabilizáveis. Um plano de prestação de contas exige que o funcionário apresente recibos das despesas que se qualificam para reembolso. Um plano de reembolso não contábil cobre despesas em que nenhum recibo é exigido, embora o funcionário tenha que declarar a despesa por escrito antes de ser reembolsado. Por exemplo, um funcionário que leva clientes para jantar precisa apresentar o recibo da refeição para ser ressarcido pelas despesas. Ao mesmo tempo, se o funcionário usa seu veículo particular para realizar tarefas em nome do empregador, ele apresenta a quantidade total de milhas utilizadas, geralmente em um voucher de despesas ou formulário de reclamação. O empregador determina o valor do reembolso emitido, com base nos regulamentos e práticas atuais aplicáveis.
Em termos de deduções fiscais, um funcionário que participa de um plano de reembolso normalmente não pode reivindicar as despesas compensadas como deduções em suas declarações de imposto de renda pessoal. O empregador pode reclamar as despesas que foram reembolsadas a título de deduções, observadas as disposições contidas na legislação tributária em vigor na jurisdição onde se encontra a empresa. Em alguns países, o funcionário pode ter que declarar certas formas de reembolso como receita, especialmente em situações como milhas, onde não há despesas do bolso especificamente documentadas.
Uma ampla gama de despesas pode ser coberta em um plano de reembolso. Os funcionários que viajam como parte de seu trabalho geralmente têm permissão para enviar despesas como passagem aérea, hospedagem, aluguel de carros e refeições para reembolso. Um funcionário também pode ser indenizado por despesas incorridas enquanto trabalhava em um projeto especial para a empresa, como servir como representante da empresa em um evento local. Freqüentemente, os regulamentos governamentais definem o escopo do que é considerado uma despesa reembolsável e quais procedimentos devem ser seguidos para que o empregador reivindique a despesa reembolsada ao preencher as declarações de impostos. Esses regulamentos normalmente moldam as políticas e procedimentos internos usados por uma empresa para estruturar e executar o plano de reembolso.